KSeF e circuito de documentos em piloto automático.
Desde fevereiro de 2026, todas as empresas com NIP (número de identificação fiscal polaco) têm de receber faturas no KSeF — e o sistema não envia qualquer notificação. Ligamos o KSeF ao seu ERP e à contabilidade: as faturas entram sozinhas no circuito e as aprovações fazem-se com um clique, por e-mail ou no Slack.
O KSeF mudou as regras do jogo. O circuito antigo não acompanha.
Faturas que ninguém foi buscar
O KSeF não envia notificações sobre novas faturas. Se ninguém verifica o sistema, a fatura de compra fica por recolher — e o prazo de pagamento continua a correr.
Introdução manual na aplicação do MF
A aplicação gratuita do Ministério das Finanças chega para emitir uma fatura manualmente. Com 50-200 faturas por mês, isso equivale a um posto de trabalho adicional, não a uma poupança.
ERP sem suporte para FA(3)
Um sistema mais antigo ou muito personalizado muitas vezes não comunica com o esquema FA(3). Uma atualização do fabricante não é o mesmo que uma implementação funcional.
Número KSeF e retificações
O número KSeF de 35 caracteres tem de estar associado à fatura no seu sistema. Sem isso, as retificações e as transferências (a partir de 2027, o número é obrigatório na descrição) tornam-se um malabarismo manual.
Sanções que já estão a contar
A responsabilidade penal fiscal aplica-se desde fevereiro de 2026. A partir de 2027 acrescem coimas administrativas — até 100% do valor do IVA de uma fatura emitida fora do KSeF.
Offline24 vs modo de emergência
Dois modos diferentes, prazos de envio posterior diferentes, códigos QR diferentes. Um erro significa uma fatura emitida em desconformidade com a lei.
Um circuito de documentos que vigia o KSeF por si.
Ligamos a API 2.0 do KSeF ao seu ERP e à contabilidade e acrescentamos um circuito de aprovação e OCR para documentos fora do KSeF. Um sistema coerente em vez de três desligados entre si.
Konrad
Software Architect
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Empresas que recuperaram as secretárias.
Implementações concluídas de circuitos de documentos.
Da auditoria a um KSeF em funcionamento
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Auditoria do circuito e da preparação para o KSeF
Verificamos como circulam hoje as faturas e os documentos na sua empresa: o que emitem, o que recebem, quem aprova. Confirmamos se o seu sistema suporta o esquema FA(3) e o que falta para a conformidade com o KSeF — dos certificados ao processo de receção de faturas de compra.
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Padrão de descrição
Definimos metadados e etiquetas uniformes, segundo os quais o sistema irá categorizar os ficheiros. Assim, todos os documentos da empresa, independentemente do departamento, são descritos da mesma forma, o que elimina o caos no arquivo. Implementamos uma nomenclatura que torna a pesquisa de documentos intuitiva para todos.
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Integração do KSeF e construção do circuito
Configuramos os certificados e tokens do KSeF 2.0, ligamos o ERP e a contabilidade por API e associamos o circuito de aprovação ao e-mail e à aplicação de mensagens. Testamos tudo primeiro no ambiente de demonstração do KSeF, antes de tocar no que quer que seja em produção.
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Configuração da IA
Ensinamos o sistema a reconhecer documentos fora do KSeF — contratos, protocolos, encomendas. Os modelos de OCR treinados com os seus modelos de documentos extraem o parceiro comercial, os valores e os prazos, e o sistema valida-os com bases de dados externas e com o seu ERP.
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Implementação e formação
Arrancamos o sistema, formamos a equipa e passamos oficialmente ao modo digital. Realizamos workshops práticos em que cada colaborador aprende a utilizar os novos workflows. Durante as primeiras semanas, monitorizamos o funcionamento do sistema e ajudamos na adaptação, para que a mudança seja confortável para toda a organização.
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