E se a qualidade das digitalizações for fraca?

Os modelos de IA são particularmente resistentes a ruído e a sujidade. Conseguem endireitar automaticamente a imagem, melhorar o contraste e remover sombras, o que permite uma leitura precisa dos dados mesmo em fotografias tiradas em condições difíceis, no pavilhão ou na obra. Em caso de dúvida, o sistema pede uma rápida verificação humana, assinalando o campo incerto.

O sistema lê faturas estrangeiras?

Sim, os nossos algoritmos de IA reconhecem moedas, taxas de imposto e idiomas de todo o mundo (mais de 50 idiomas). O sistema obtém automaticamente as taxas de câmbio do banco central polaco (NBP) do dia anterior à emissão da fatura e calcula os valores em PLN, o que facilita drasticamente o tratamento de transações intracomunitárias e de exportação.

O sistema deteta duplicados e tentativas de fraude?

Sim, o sistema dispõe de um módulo de segurança que assinala automaticamente faturas com o mesmo número do mesmo fornecedor, evitando pagamentos duplicados. A IA verifica também a correção do número da conta bancária face à lista branca de contribuintes do Ministério das Finanças polaco antes de cada pagamento ordenado, protegendo a sua empresa de burlas.

E a implementação do KSeF?

O nosso sistema está totalmente preparado para a integração com o KSeF, o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas polaco. Atuamos como uma ponte inteligente entre o KSeF e o seu atual programa ERP, acrescentando a camada de descrição e aprovação de documentos que falta nas soluções governamentais standard. Graças a nós, a adoção das faturas eletrónicas será para a sua empresa um processo fluido.

Tenho de mudar o meu atual programa de contabilidade?

Não. Construímos integrações diretas com a maioria dos sistemas disponíveis no mercado, como Comarch Optima, Symfonia, SAP, Enova, Microsoft Dynamics ou Fakturownia. Se utiliza software próprio, prepararemos uma API dedicada, que liga o nosso módulo OCR à sua base de dados de forma não invasiva para os processos existentes.

Qual é o risco de erro na leitura dos valores?

Graças a uma verificação em vários níveis, o sistema atinge 99,9% de precisão em documentos impressos. Os documentos que suscitem qualquer dúvida (p. ex., por causa de uma mancha na impressão) são sempre encaminhados para uma rápida aprovação humana. Cada correção desse tipo ensina o algoritmo sobre os seus documentos, pelo que o sistema se torna mais preciso a cada dia de trabalho.

Contabilidade digital

Automatize a contabilidade.

Chega de transcrever faturas à mão. A IA introduz os documentos no ERP com a máxima precisão, poupando centenas de horas de trabalho à sua equipa financeira. Deixe que a tecnologia trate dos números, enquanto se concentra na estratégia fiscal e no crescimento da empresa.

99,9% de precisão

Trabalho 24/7

Zero erros

Orçamento gratuito

A introdução manual de dados é um desperdício de capital.

Trabalho manual monótono

Colaboradores qualificados perdem 70% do tempo a transcrever valores e números de faturas para o sistema. É a parte mais cansativa do trabalho, que não acrescenta valor real à empresa e leva à frustração da equipa.

Enganos dispendiosos

Uma vírgula mal colocada no valor de uma fatura pode custar à empresa milhares de zlótis em coimas ou em acertos errados com os parceiros comerciais. A IA elimina o risco de erro humano causado pelo cansaço ou pela rotina.

Atrasos no circuito

Pilhas de faturas à espera de serem registadas significam que a administração não tem uma visão real da situação financeira da empresa «para hoje». A IA contabiliza os documentos um segundo após os receber, dando-lhe uma imagem atual das suas obrigações.

Pesquisa difícil

Procurar uma fatura em papel com um ano ou um ficheiro sem descrição no e-mail é um pesadelo logístico. O arquivo digital com IA torna cada documento pesquisável por qualquer palavra e acessível em um segundo.

Documentos extraviados

As faturas que circulam entre departamentos em papel ou por e-mail perdem-se frequentemente, o que leva a atrasos nos pagamentos e a problemas com a administração fiscal. O sistema de IA garante que cada documento chega em segurança ao ERP.

Custos de tratamento elevados

Contratar um exército de colaboradores apenas para tratar documentos é antieconómico em grande escala. A automatização OCR permite tratar 5x mais faturas com os mesmos custos operacionais do departamento financeiro.

Finanças inteligentes

Contabilidade em piloto automático.

Combinamos visão computacional avançada com o seu sistema de contabilidade. Os documentos entram no circuito sozinhos, e o sistema aprende a sua forma de classificação contabilística a cada nova fatura.

A IA compreende o contexto: extrai linhas, taxas de IVA e prazos.

Enviar uma fatura

Leitura inteligente

Os nossos modelos são treinados com milhões de documentos financeiros. Lidamos bem com digitalizações fracas, fotografias de telemóvel e folhas dobradas. O sistema reconhece automaticamente o fornecedor, o número de conta e verifica se o respetivo NIP (número de identificação fiscal polaco) está ativo na lista branca de contribuintes.

Vários formatos

Verificação do NIP

Reconhecimento de linhas

Deteção de duplicados

Enviar uma fatura

TECH LEAD

Konrad

Software Architect

Descreva o que pretende melhorar - orçamento em 24 h

Diga-nos o que precisa - automação, integração, agente de IA ou aplicação. Recebe um orçamento concreto do que pretende: o que faremos, quanto custa e quando arranca.

Orçamento gratuito

Orçamento em 24 h • Valor concreto a preço fixo • Sem compromisso

Finanças sem papel. Resultados dos clientes.

Veja como a automatização OCR transformou os departamentos financeiros dos nossos clientes, libertando centenas de horas de trabalho por mês.

Gabinete de contabilidade

Tratamento de 10 000 faturas por mês

Problema: Um grande gabinete de contabilidade não conseguia aceitar novos clientes, porque a equipa existente dedicava 80% do tempo a introduzir dados manualmente no sistema. O custo da hora de trabalho contabilístico subia e a margem descia.

Solução: Implementámos um sistema central de IA OCR, que lê 100% das faturas enviadas pelos clientes por e-mail e através da aplicação. O sistema categoriza automaticamente os custos. Resultado: Tempo de lançamento reduzido em 85%, o que permitiu duplicar o número de empresas atendidas sem contratar novos colaboradores.

Tempo de lançamento reduzido em 85% e 2x mais empresas atendidas.

Produção / logística

Automatização de faturas de materiais

Problema: Uma empresa industrial recebia centenas de faturas por mês de fornecedores de matérias-primas. Cada linha tinha de ser verificada manualmente com a encomenda e com a guia de remessa, o que gerava erros nos acertos e bloqueios.

Solução: O sistema de IA faz automaticamente a correspondência entre as faturas e as encomendas no ERP. Se os preços e as quantidades coincidirem, a fatura é contabilizada sem intervenção humana. Resultado: Eliminação total dos erros nos acertos e redução do tempo de processamento de um documento de 3 dias para 1 minuto.

Erros nos acertos reduzidos em 95% e faturação em 1 minuto.

Construção

Circuito de faturas em várias obras

Problema: Os diretores de obra enviavam fotografias de faturas por e-mail para a sede, onde se perdiam no meio da correspondência. Era difícil imputar os custos a um projeto concreto em tempo real.

Solução: Implementámos uma aplicação móvel OCR para os quadros técnicos. A fotografia tirada na obra chega de imediato ao sistema, a IA extrai os valores e imputa a despesa ao projeto correto no orçamento. Resultado: Encerramento de contas da obra 2 semanas mais rápido e controlo total da margem do projeto em tempo real.

Encerramento de contas da obra 2 semanas mais rápido e 100% de controlo dos custos.

Retalho / redes

Automatização dos custos fixos de uma cadeia

Problema: Uma cadeia de 50 lojas tinha de liquidar as faturas de serviços públicos e de rendas separadamente para cada localização. Este processo ocupava 3 pessoas a tempo inteiro apenas para verificar a correção dos dados.

Solução: O sistema de IA obtém automaticamente as faturas eletrónicas dos fornecedores, verifica a sua conformidade com os contratos de arrendamento e envia-as para pagamento. Resultado: Poupança de 3 postos de trabalho no departamento de contabilidade e eliminação total das coimas por pagamentos de serviços fora de prazo.

Poupança de 3 postos de trabalho e zero coimas por pagamentos em atraso.

Setor público

Arquivo digital inteligente

Problema: Uma instituição tinha 20 anos de documentação financeira em papel. Encontrar um registo concreto numa inspeção demorava dias.

Solução: Digitalizámos todo o arquivo com scanners de alta velocidade e com uma IA que atribuiu etiquetas de conteúdo a cada ficheiro. Resultado: Acesso a qualquer documento financeiro em 3 segundos e total prontidão para auditorias externas, sem stress para a equipa.

Acesso aos dados em 3 segundos em vez de horas e digitalização completa.

Agência de marketing

Liquidação de milhares de faturas de publicidade

Problema: A agência tinha de tratar milhares de pequenas faturas da Google e do Facebook para centenas de clientes. Fazer a correspondência manual com os orçamentos das campanhas era inviável.

Solução: Configurámos uma ponte de dados que obtém as faturas via API e as contabiliza de imediato nos projetos adequados no sistema de gestão da agência. Resultado: Rentabilidade dos projetos calculada em tempo real e poupança de 40 horas de trabalho por mês.

Rentabilidade dos projetos em tempo real e 40 horas mensais poupadas.

Implementação de contabilidade inteligente. As fases.

01

Auditoria e mapa de documentos

Analisamos os seus processos atuais e mapeamos o percurso de aprovação das faturas — desde a receção até ao lançamento. Identificamos os tipos de documentos mais frequentes e verificamos quais geram mais trabalho manual. Com base nisso, desenhamos um sistema que alivia a sua equipa onde é mais necessário.

02

Configuração e treino do OCR

Escolhemos o motor de OCR e treinamos os modelos de IA com os seus modelos de documentos específicos e com faturas atípicas de fornecedores estrangeiros. Configuramos regras de reconhecimento de dados, para que o sistema atinja uma precisão próxima de 100% na leitura de valores, números de conta e prazos de pagamento. Criamos uma base dos seus parceiros comerciais para correspondência automática.

03

Integração com o sistema ERP

Construímos uma ponte de dados segura entre o nosso sistema OCR e o seu programa de contabilidade (p. ex., Optima, SAP, Symfonia). Fazemos com que os dados das faturas sejam enviados diretamente para os módulos financeiros adequados, sem necessidade de exportar ficheiros CSV. Tudo acontece automaticamente, com os mais elevados padrões de segurança dos dados.

04

Testes de eficácia e de regras

Verificamos a eficácia da leitura num grande lote dos seus documentos reais dos últimos meses. Avaliamos como o sistema lida com faturas de várias linhas e com diferentes taxas de IVA. Aperfeiçoamos a lógica de aprovação automática e de notificações, para que o sistema seja totalmente fiável antes do arranque em produção.

05

Arranque e apoio pós-implementação

Pomos em funcionamento o circuito automático de faturas 24/7 e formamos a sua equipa na utilização do painel de verificação. Acompanhamos cada fatura nos primeiros dias de funcionamento, ajudando os colaboradores a adaptarem-se à nova tecnologia. Mantemo-nos como seu parceiro técnico, garantindo que o sistema evolui com a legislação em mudança e com as novas necessidades da empresa.

Orçamento gratuito em 24 horas.

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