Visão geral do projeto
Uma agência B2B realizava campanhas de e-mails a frio junto de leads, mas o processo era inteiramente manual e ineficaz. A equipa comercial passava horas a copiar contactos do HubSpot para ferramentas de e-mailing, a personalizar as mensagens e a acompanhar as respostas manualmente. O cliente pediu expressamente uma solução sem código para poder alterar ele próprio os fluxos de trabalho, sem ajuda de programadores.
Desafio
A gestão manual das campanhas de e-mails a frio consumia tempo e estava sujeita a erros. Na falta de automatização, eram enviados seguimentos a pessoas que já tinham respondido, o que prejudicava a reputação e desperdiçava créditos de e-mail.
Envio e personalização manuais
A equipa copiava os contactos do HubSpot para folhas de cálculo, personalizava cada e-mail manualmente (nome próprio, empresa, setor) e enviava-o com o Gmail. O processo demorava horas para 100 contactos.
Ausência de segmentação e de direcionamento
Todos os contactos recebiam os mesmos e-mails, independentemente do seu setor, da dimensão da sua empresa ou da sua etapa no funil de vendas. Uma comunicação genérica resultava em poucas respostas.
Seguimentos enviados a quem já respondeu
Sem um sistema de acompanhamento das respostas, quem já tinha respondido recebia mais mensagens de seguimento. Isto irritava os leads e deteriorava a relação.
Nenhuma análise nem otimização
Nenhum dado sobre as taxas de abertura, de cliques ou de resposta. Era impossível testar os assuntos em A/B ou otimizar a hora de envio.
A nossa solução
Criámos uma automatização sem código no N8N com integração do HubSpot e do AWS SES, sequência de seguimento em 3 etapas, modelos dinâmicos e deteção inteligente das respostas que atualiza automaticamente os estados no CRM.
Integração do HubSpot e segmentação
Obtenção automática dos contactos nas listas do HubSpot selecionadas segundo critérios (setor, dimensão da empresa, estado). Exclusão dos contactos que já receberam um e-mail ou responderam.
Modelos dinâmicos e AWS SES
Sistema de correspondência dinâmica das variáveis ({{imię}}, {{firma}}, {{branża}}) nos modelos de e-mail. Envio através do AWS SES com um domínio próprio para melhorar a entregabilidade. Rotação dos endereços de envio.
Sequência de seguimento em 3 etapas
Sequência de 3 e-mails: primeira mensagem de prospeção, seguimento após 3 dias, última mensagem após 7 dias. Cada e-mail tem um modelo dedicado à sua etapa (proposta de valor → caso de estudo → última oportunidade).
Deteção inteligente das respostas e sincronização com o HubSpot
O sistema verifica se o contacto respondeu (via webhook ou consulta periódica). Se SIM, o estado no HubSpot é automaticamente atualizado (“Respondeu”) e o contacto é retirado dos seguimentos seguintes. Se NÃO, a sequência continua.
Descreva o que pretende melhorar - orçamento em 24 h
Diga-nos o que precisa - automação, integração, agente de IA ou aplicação. Recebe um orçamento concreto do que pretende: o que faremos, quanto custa e quando arranca.
Processo de execução
Análise e conceção
Análise do processo de prospeção por e-mail a frio, mapeamento dos segmentos no HubSpot, conceção de uma sequência em 3 etapas, configuração do AWS SES e dos domínios de envio.
1Desenvolvimento do fluxo de trabalho
Criação do fluxo de trabalho N8N: integração da API do HubSpot, modelos dinâmicos, envio através do AWS SES, lógica condicional de deteção das respostas e testes de todos os percursos.
2Testes e lançamento
Testes com contactos reais (pequeno grupo), acompanhamento da entregabilidade, testes A/B dos assuntos dos e-mails, formação da equipa na utilização do N8N e lançamento completo.
3Prazo de execução
7 dias
Âmbito do serviço
Automatização e integração
Tecnologias
Galeria do projeto
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