Contabilidad 2.0: una IA que contabiliza las facturas por sí sola.

Problema: una asesoría había alcanzado su límite operativo y no podía aceptar nuevos contratos pese a la gran demanda. El equipo estaba al límite por el trabajo manual. Solución: implantamos un flujo documental completo de IA con OCR para el 100 % de las facturas recibidas. El sistema categoriza automáticamente los gastos y los concilia con los extractos. Resultado: capacidad para atender al doble de empresas sin contratar nuevos contables. El margen de la asesoría aumentó un 45 %.

Problema: una gran asesoría que atendía a sociedades mercantiles perdía cientos de horas conciliando miles de pequeños cobros con facturas de venta. Los errores en las liquidaciones generaban malentendidos con los clientes. Solución: un puente API conectó los extractos bancarios de 500 clientes directamente con un motor de conciliación de IA. El sistema cierra por sí solo las facturas y genera listas de cobros pendientes. Resultado: cierre del mes reducido de 10 a 2 días y eliminación total de los errores humanos en las cuentas a cobrar y a pagar.

Problema: un cliente de la asesoría (una tienda de e-commerce) generaba miles de facturas de Amazon y Google en distintas divisas. Calcular a mano las diferencias de cambio y comprobar los tipos del NBP (el banco central polaco) le llevaba a la contable 3 días al mes. Solución: el sistema de IA reconoce automáticamente las divisas, descarga las tablas de tipos de cambio correctas del NBP y convierte los importes sobre la marcha. Resultado: el tiempo de trabajo con este cliente bajó un 90 % y se eliminó el riesgo de errores fiscales en las diferencias de cambio.

Problema: la asesoría temía errores de contabilización que pudieran exponer a los clientes a inspecciones tributarias. Auditar a mano cada factura era imposible. Solución: implantamos un módulo de IA de monitorización de gastos que marca los desembolsos atípicos para un determinado sector o los errores en los tipos de IVA antes de enviar los archivos JPK (el fichero de control tributario polaco). Resultado: 100 % de certeza sobre la exactitud de los datos enviados y el estatus de asesoría más segura de la región.

Problema: los días 10 y 20 de cada mes el teléfono de la oficina no dejaba de sonar: los clientes preguntaban por los importes de las transferencias. La recepcionista no podía ocuparse de nada más. Solución: un bot automático envía SMS personalizados y notificaciones en la aplicación con los importes exactos de las cotizaciones y los impuestos justo después de calcularlos. Resultado: el número de consultas telefónicas bajó un 95 % y los clientes elogian a la asesoría por su proactividad y comodidad.

Problema: un cliente de e-commerce entregaba extractos de 10 pasarelas de pago y cuentas en divisas distintas. Contabilizarlos a mano era un trabajo de Sísifo. Solución: configuramos un sistema de agregación automática de datos financieros que concilia los cobros con las facturas independientemente de la fuente y de la divisa. Resultado: el cierre de todo el mes, que hasta entonces duraba 2 semanas, se hace ahora en 1 día laborable.