KSeF und Dokumentenworkflow auf Autopilot.
Seit Februar 2026 muss jedes Unternehmen mit NIP (polnischer Steuernummer) Rechnungen im KSeF empfangen, und das System sendet Ihnen keinerlei Benachrichtigung. Wir verbinden KSeF mit Ihrem ERP und Ihrer Buchhaltung: Rechnungen landen von selbst im Workflow, Freigaben erteilen Sie per Klick in der E-Mail oder auf Slack.
KSeF hat die Spielregeln geändert. Der alte Workflow kommt nicht mehr mit.
Rechnungen, die niemand abgerufen hat
KSeF versendet keine Benachrichtigungen über neue Rechnungen. Wenn niemand das System prüft, bleibt die Eingangsrechnung ungeholt liegen, und die Zahlungsfrist läuft ab.
Manuelles Tippen in der MF-Anwendung
Die kostenlose Anwendung des Finanzministeriums (MF) genügt, um eine Rechnung manuell auszustellen. Bei 50-200 Rechnungen im Monat ist das eine zusätzliche Vollzeitstelle, keine Ersparnis.
ERP ohne FA(3)-Unterstützung
Ein älteres oder stark angepasstes System kommt mit dem FA(3)-Schema oft nicht zurecht. Ein Update des Herstellers ist nicht dasselbe wie eine funktionierende Einführung.
KSeF-Nummer und Korrekturen
Die 35-stellige KSeF-Nummer muss in Ihrem System mit der Rechnung verknüpft sein. Ohne sie sind Korrekturen und Überweisungen (ab 2027 ist die Nummer im Verwendungszweck Pflicht) ein manuelles Jonglieren.
Strafen, die bereits laufen
Die steuerstrafrechtliche Haftung gilt seit Februar 2026. Ab 2027 kommen Verwaltungsstrafen hinzu, bis zu 100 % des Umsatzsteuerbetrags einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung.
Offline24 vs. Notfallmodus
Zwei verschiedene Modi, unterschiedliche Nachreichfristen, unterschiedliche QR-Codes. Ein Fehler bedeutet eine vorschriftswidrig ausgestellte Rechnung.
Ein Dokumentenworkflow, der KSeF selbst im Blick behält.
Wir verbinden die KSeF-API 2.0 mit Ihrem ERP und Ihrer Buchhaltung und ergänzen einen Freigabeworkflow sowie OCR für Dokumente außerhalb von KSeF. Ein durchgängiges System statt dreier getrennter.
Versand und Empfang von Rechnungen direkt aus dem System, das Sie bereits haben.
KSeF mit dem System verbindenKonrad
Software Architect
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Unternehmen, die ihre Schreibtische zurückgewonnen haben.
Umgesetzte Einführungen von Dokumentenworkflows.
Vom Audit zum funktionierenden KSeF
01
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Audit des Workflows und der KSeF-Bereitschaft
Wir prüfen, wie Rechnungen und Dokumente heute bei Ihnen zirkulieren: was Sie ausstellen, was Sie empfangen, wer freigibt. Wir verifizieren, ob Ihr System das FA(3)-Schema unterstützt und was für die KSeF-Konformität fehlt, von den Zertifikaten bis zum Prozess für den Empfang von Eingangsrechnungen.
02
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Standard für die Beschreibung
Wir legen einheitliche Metadaten und Tags fest, nach denen das System die Dateien kategorisiert. So wird jedes Dokument im Unternehmen, unabhängig von der Abteilung, auf dieselbe Weise beschrieben, was das Chaos im Archiv beseitigt. Wir führen ein Benennungssystem ein, das die Suche nach Dokumenten für jeden intuitiv macht.
03
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KSeF-Integration und Aufbau des Workflows
Wir konfigurieren die KSeF-2.0-Zertifikate und -Tokens, verbinden ERP und Buchhaltung per API und koppeln den Freigabeworkflow mit E-Mail und Messenger. Alles testen wir zuerst in der KSeF-Demoumgebung, bevor irgendetwas die Produktion berührt.
04
04
KI-Konfiguration
Wir bringen dem System bei, Dokumente außerhalb von KSeF zu erkennen: Verträge, Protokolle, Bestellungen. OCR-Modelle, die auf Ihren Vorlagen trainiert wurden, extrahieren Geschäftspartner, Beträge und Fristen, und das System gleicht sie mit externen Datenbanken und Ihrem ERP ab.
05
05
Einführung und Schulung
Wir nehmen das System in Betrieb, schulen das Team und stellen offiziell auf den digitalen Modus um. Wir führen praktische Workshops durch, in denen jeder Mitarbeiter den Umgang mit den neuen Workflows lernt. In den ersten Wochen überwachen wir den Betrieb des Systems und helfen bei der Umstellung, damit der Wandel für die gesamte Organisation angenehm verläuft.
Kostenloses Angebot in 24 Stunden.
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und schreiben Sie, was Sie verbessern möchten. Wir rufen an Werktagen innerhalb von zwei Stunden zurück, und das Angebot – Preis, Umfang und Termin – erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden.