Projektüberblick
Ein B2B-SaaS-Unternehmen mit wachsendem Vertriebsteam hatte drei Probleme: Vertriebsmitarbeiter vergaßen, bei manchen Deals nachzufassen, die Lead-Datensätze enthielten keine Informationen über deren Unternehmen, und die Meeting-Notizen waren unübersichtlich und lückenhaft. Es brauchte ein Automatisierungspaket, um diese Probleme ohne zusätzliches Personal zu lösen.
Herausforderung
Das Vertriebsteam verlor Deals durch fehlendes regelmäßiges Nachfassen und vergeudete Zeit mit der Recherche zu Unternehmen und dem Schreiben von Meeting-Protokollen. Jeder Vertriebsmitarbeiter verbrachte 5–7 Std. pro Woche mit Aufgaben, die sich automatisieren ließen.
Durch fehlendes Nachfassen verlorene Deals
Vertriebsmitarbeiter vergaßen Deals, die mehrere Tage ohne Aktivität geblieben waren. Ohne regelmäßige Erinnerungen verloren Interessenten das Interesse und entschieden sich für die Konkurrenz.
Unvollständige Lead-Datensätze im CRM
Neue Leads hatten nur eine E-Mail-Adresse und den Firmennamen. Es fehlten Informationen zu Branche, Unternehmensgröße und Technologien. Vor einem Kaltanruf mussten die Vertriebsmitarbeiter jedes Unternehmen manuell googeln.
Unübersichtliche Meeting-Notizen
Nach jedem Demo-Call verbrachte der Vertriebsmitarbeiter 15–20 Min. damit, seine Notizen ins CRM zu übertragen. Dabei ließ er mitunter wichtige Probleme oder Einwände des Kunden aus.
Fehlende Verfolgung des Engagements
Es war unmöglich, vielversprechende Deals von solchen zu unterscheiden, die Nachverfolgung brauchten. Der Vertriebsleiter wusste nicht, wo die Engpässe im Prozess lagen.
Unsere Lösung
Wir haben ein Paket aus 3 N8N-Automatisierungen entwickelt: (1) Deal-Verfolgung mit automatischer Erstellung von Vertriebsaufgaben, (2) KI-Anreicherung von Leads über Google Gemini, (3) ein Bot, der Meetings aufzeichnet und transkribiert.
Verfolgung der Deal-Aktivität
Automatisierung, die täglich alle laufenden Deals prüft. Gab es bei einem Deal 3+ Tage keine Aktivität (E-Mail, Anruf, Aufgabe), wird für den Vertriebsmitarbeiter automatisch eine Follow-up-Aufgabe erstellt.
KI-Anreicherung von Leads mit Google Gemini
HubSpot-Webhook bei Anlage eines Leads → der KI-Agent (Google Gemini) recherchiert per HTTP-Anfrage das Unternehmen bei Google → Gemini extrahiert Branche, Unternehmensgröße, Technologien und soziale Netzwerke → Aktualisierung des Unternehmens in HubSpot.
Meeting-Bot – Aufzeichnung und Transkription
Der Bot tritt geplanten Google Meets automatisch bei, zeichnet das Meeting auf, transkribiert das Audio in Text, erstellt eine KI-Zusammenfassung (Probleme, nächste Schritte) und sendet die Notizen per E-Mail an den Vertriebsmitarbeiter.
Integration in HubSpot
Alle 3 Automatisierungen synchronisieren Daten mit HubSpot: Anlage von Aufgaben, Aktualisierung der Unternehmensprofile und Ergänzung der Meeting-Notizen. Eine einzige maßgebliche Quelle für das Vertriebsteam.
Beschreiben Sie, was Sie verbessern möchten – Angebot in 24 Std.
Schreiben Sie, was Sie brauchen – Automatisierung, Integration, KI-Agent oder Anwendung. Sie erhalten ein konkretes Angebot für Ihr Vorhaben: was wir tun, was es kostet und wann es startet.
Umsetzungsprozess
Planung und Festlegung des Umfangs
Analyse der Probleme des Vertriebsteams, Erfassung der Prozesse (Nachfassen bei Deals, Lead-Recherche, Meeting-Notizen), Entwurf von 3 Workflows in N8N.
1Entwicklung – Gruppe 1
Aufbau der Verfolgung der Deal-Aktivität (geplanter Trigger, HubSpot-API, bedingte Logik, Aufgabenerstellung) und der KI-Anreicherung von Leads (Webhook, Gemini-Integration, Google-Suche).
2Entwicklung – Gruppe 2
Aufbau des Meeting-Bots (Google-Calendar-Integration, Aufzeichnung, Transkriptions-API, KI-Zusammenfassung, E-Mail-Benachrichtigungen) und Test aller Workflows.
3Integration und Launch
Integration in das HubSpot-CRM, vollständige Tests, Schulung des Vertriebsteams zu den neuen Automatisierungen und Begleitung der ersten Betriebstage.
4Umsetzungsdauer
10 Tage
Leistungsumfang
Automatisierung und KI-Integration
Technologien
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