Projektüberblick
Eine Zahnklinik führte Werbekampagnen auf Facebook durch, die täglich Dutzende Leads mit Interesse an verschiedenen Leistungen (Implantate, Kieferorthopädie, Bleaching, Kontrolluntersuchungen) generierten. Die manuelle Bearbeitung der Leads, der Versand von E-Mails und SMS und deren Übertragung ins CRM kosteten täglich Stunden und führten zu verlorenen Interessenten.
Herausforderung
Die manuelle Bearbeitung von Leads aus Facebook Ads war ineffizient: Jeder musste manuell eingeordnet, mit einer personalisierten E-Mail/SMS bedient und ins CRM eingetragen werden. Das Team verlor Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben, statt Patienten anzurufen.
Durcheinander bei Leads aus verschiedenen Quellen
Interessenten aus Facebook füllten Formulare aus, wobei sich jeder für eine andere Leistung interessierte (Implantate, Kieferorthopädie, Bleaching). Fehlende automatische Segmentierung führte zu generischer Kommunikation.
Manueller Versand von Nachfass-Nachrichten
Bei jedem Lead mussten eine Willkommens-E-Mail und eine Bestätigungs-SMS manuell versendet werden. Es gab keinen Nurturing-Ablauf: eine E-Mail, danach nichts mehr.
Verspätete Kontaktaufnahme mit dem Patienten
Die Reaktionszeit auf einen neuen Lead betrug 2–4 Std. In dieser Zeit hatte die Konkurrenz den Patienten bereits angerufen. Das Fehlen eines sofortigen Nachfassens führte zu verlorenen Conversions.
Fehlende Verfolgung und Bewertung der Leads
Das Team wusste nicht, welche Leads am engagiertesten waren (E-Mail-Öffnungen, Klicks auf Links). Die Vertriebsmitarbeiter riefen alle an, ohne Prioritäten zu setzen.
Unsere Lösung
Wir haben eine fortgeschrittene N8N-Automatisierung mit Facebook-Lead-Ads-Webhook, 6 Nurturing-Abläufen je nach Art der Leistung, E-Mail-/SMS-Sequenzen, Bewertung des Lead-Werts und automatischer CRM-Synchronisierung entwickelt.
Webhook und Segmentierung der Leads
Integration der Facebook Graph API per Webhook: Jeder neue Lead wird automatisch an N8N übergeben. Das System filtert ihn nach seinem Interesse (Implantate/Kieferorthopädie/Bleaching/Kontrolluntersuchung/sonstiges) und leitet ihn in den passenden Ablauf.
Datenanreicherung mit individuellem JavaScript
Eigene JavaScript-Logik für jedes Segment: Validierung der Telefonnummer, Normalisierung der Daten, Anreicherung aus öffentlichen Datenbanken, Berechnung eines Wertscores anhand von Quelle und Formularantworten.
Mehrkanaliges Nurturing (E-Mail + SMS)
Jeder Ablauf enthält eigene Sequenzen: sofortige Willkommens-SMS, E-Mail zur Vorstellung der Leistung, Nachfassen nach 2 Tagen, Erinnerung zur Terminvereinbarung. Der Inhalt ist auf die Art der Leistung abgestimmt.
CRM-Synchronisierung und Lead-Steuerung
Automatische Übernahme der Leads ins CRM mit Tags, Status und Wertscore. Die besten Leads (hoher Score) werden sofort mit einem Hinweis dem besten Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Kalte Leads erhalten eine längere Nurturing-Sequenz.
Beschreiben Sie, was Sie verbessern möchten – Angebot in 24 Std.
Schreiben Sie, was Sie brauchen – Automatisierung, Integration, KI-Agent oder Anwendung. Sie erhalten ein konkretes Angebot für Ihr Vorhaben: was wir tun, was es kostet und wann es startet.
Umsetzungsprozess
Analyse und Konzeption
Analyse der Lead-Quellen, Erfassung der Arten zahnmedizinischer Leistungen, Entwurf von 6 Nurturing-Abläufen, Konfiguration des Facebook-Graph-API-Webhooks.
1Entwicklung des Workflows
Aufbau des N8N-Ablaufs: Webhook-Empfänger, Segmentierungsfilter, individuelle JavaScript-Knoten, Integration der E-Mail-/SMS-Anbieter und Logik zur Bewertung des Lead-Werts.
2CRM-Integration und Tests
Anbindung an das CRM (API), Tests aller Nurturing-Abläufe, A/B-Tests der E-Mail-Betreffzeilen, Verfolgung der ersten Leads und Schulung des Teams.
3Umsetzungsdauer
7 Tage
Leistungsumfang
Automatisierung und Integration
Technologien
Projektgalerie
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