Projektüberblick
Eine B2B-Agentur führte Kaltakquise-E-Mail-Kampagnen bei Interessenten durch, doch der Prozess war vollständig manuell und ineffizient. Das Vertriebsteam verbrachte Stunden damit, Kontakte aus HubSpot in E-Mail-Tools zu kopieren, Nachrichten zu personalisieren und Antworten manuell zu verfolgen. Der Kunde hatte ausdrücklich eine No-Code-Lösung gewünscht, um die Workflows selbst und ohne Hilfe von Entwicklern ändern zu können.
Herausforderung
Die manuelle Verwaltung von Kaltakquise-E-Mail-Kampagnen war zeitaufwendig und fehleranfällig. Ohne Automatisierung wurden Nachfass-Mails an Personen geschickt, die bereits geantwortet hatten, was dem Ruf schadete und E-Mail-Kontingente verschwendete.
Manueller Versand und manuelle Personalisierung
Das Team kopierte Kontakte aus HubSpot in Tabellen, personalisierte jede E-Mail manuell (Vorname, Unternehmen, Branche) und versendete sie mit Gmail. Der Prozess dauerte bei 100 Kontakten Stunden.
Fehlende Segmentierung und Zielgruppenansprache
Alle Kontakte erhielten dieselben E-Mails, unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Phase im Vertriebstrichter. Generische Kommunikation führte zu wenigen Antworten.
Nachfass-Mails an Personen, die bereits geantwortet haben
Ohne System zur Verfolgung der Antworten erhielten Personen, die bereits geantwortet hatten, weitere Nachfass-Nachrichten. Das verärgerte Interessenten und verschlechterte die Beziehung.
Keine Analyse und Optimierung
Keine Daten zu Öffnungs-, Klick- oder Antwortraten. A/B-Tests von Betreffzeilen oder die Optimierung der Versandzeit waren nicht möglich.
Unsere Lösung
Wir haben eine No-Code-Automatisierung in N8N mit HubSpot- und AWS-SES-Integration entwickelt, mit einer Nachfasssequenz in 3 Schritten, dynamischen Vorlagen und intelligenter Antworterkennung, die die Status im CRM automatisch aktualisiert.
HubSpot-Integration und Segmentierung
Automatischer Abruf der Kontakte aus ausgewählten HubSpot-Listen nach Kriterien (Branche, Unternehmensgröße, Status). Ausschluss von Kontakten, die bereits eine E-Mail erhalten oder geantwortet haben.
Dynamische Vorlagen und AWS SES
System zur dynamischen Zuordnung von Variablen ({{imię}}, {{firma}}, {{branża}}) in den E-Mail-Vorlagen. Versand über AWS SES mit eigener Domain zur Verbesserung der Zustellbarkeit. Rotation der Absenderadressen.
Nachfasssequenz in 3 Schritten
Sequenz aus 3 E-Mails: erste Akquise-Nachricht, Nachfassen nach 3 Tagen, letzte Nachricht nach 7 Tagen. Jede E-Mail hat eine eigene Vorlage für ihre Phase (Nutzenversprechen → Fallstudie → letzte Gelegenheit).
Intelligente Antworterkennung und HubSpot-Synchronisierung
Das System prüft, ob der Kontakt geantwortet hat (per Webhook oder Abfrage). Falls JA, wird der Status in HubSpot automatisch aktualisiert („Hat geantwortet“) und der Kontakt aus den weiteren Nachfassaktionen herausgenommen. Falls NEIN, läuft die Sequenz weiter.
Beschreiben Sie, was Sie verbessern möchten – Angebot in 24 Std.
Schreiben Sie, was Sie brauchen – Automatisierung, Integration, KI-Agent oder Anwendung. Sie erhalten ein konkretes Angebot für Ihr Vorhaben: was wir tun, was es kostet und wann es startet.
Umsetzungsprozess
Analyse und Konzeption
Analyse des Kaltakquise-Prozesses per E-Mail, Erfassung der Segmente in HubSpot, Entwurf einer Sequenz in 3 Schritten, Konfiguration von AWS SES und der Versand-Domains.
1Entwicklung des Workflows
Aufbau des N8N-Workflows: Integration der HubSpot-API, dynamische Vorlagen, Versand über AWS SES, bedingte Logik zur Antworterkennung und Test aller Abläufe.
2Tests und Launch
Tests mit echten Kontakten (kleine Gruppe), Überwachung der Zustellbarkeit, A/B-Tests der E-Mail-Betreffzeilen, Schulung des Teams in der Nutzung von N8N und vollständiger Launch.
3Umsetzungsdauer
7 Tage
Leistungsumfang
Automatisierung und Integration
Technologien
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