Projektüberblick
Das System überwacht automatisch das Gmail-Postfach, erkennt Nachrichten mit Rechnungen, extrahiert mithilfe von KI die Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum), speichert die PDFs in nach Monaten geordneten Ordnern in Google Drive und legt die Daten in einer Datenbank ab.
Herausforderung
Rechnungen manuell aus E-Mails herunterzuladen, Dateien zu benennen und in Ordnern abzulegen kostete mehrere Stunden pro Monat. Das Fehlen einer zentralen Datenbank erschwerte die schnelle Suche.
Per E-Mail eingehende Rechnungen
Lieferanten senden ihre Rechnungen als PDF-Anhänge. Jede Datei muss manuell heruntergeladen und unter einem aussagekräftigen Namen im richtigen Ordner gespeichert werden.
Ordnung der Dateien
Die Rechnungen müssen monatlich in Ordnern mit aussagekräftigen Namen abgelegt werden. Diese Struktur manuell anzulegen kostet Zeit.
Fehlende Datenbank
Die Rechnungsdaten existierten nur in den PDFs. Eine schnelle Suche war nicht möglich, ohne jede Datei zu öffnen.
Unsere Lösung
Wir haben ein automatisches System entwickelt, das Gmail überwacht und Rechnungen ohne menschliches Eingreifen verarbeitet.
Postfach-Überwachung
Das System prüft Gmail alle 15 Minuten und erkennt neue Rechnungen bekannter Lieferanten.
KI-Analyse
Die KI extrahiert aus jeder Rechnung Nummer, Betrag, Lieferant, Ausstellungsdatum und Zahlungsdatum.
Speicherung in Drive
Das PDF wird im passenden Ordner unter einem Namen mit Datum und Rechnungsnummer gespeichert.
Datenbank
Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert, um Suche und Berichterstellung zu erleichtern.
Beschreiben Sie, was Sie verbessern möchten – Angebot in 24 Std.
Schreiben Sie, was Sie brauchen – Automatisierung, Integration, KI-Agent oder Anwendung. Sie erhalten ein konkretes Angebot für Ihr Vorhaben: was wir tun, was es kostet und wann es startet.
Umsetzungsprozess
Bedarfsanalyse
Prüfung des Rechnungsprozesses und der Anforderungen des Kunden
1Integration der Dienste
Anbindung an Gmail und Google Drive, Konfiguration der Berechtigungen
2Umsetzung der KI
Extraktion der Rechnungsdaten durch die KI und Speicherung in der Datenbank
3Tests
Überprüfung der Funktion mit echten Rechnungen des Kunden
4Umsetzungsdauer
2 Tage
Leistungsumfang
KI-Automatisierung
Technologien
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