Projektüberblick
Ein Wartungsunternehmen, das auf Reparaturen und Elektromessungen spezialisiert ist, verwaltete täglich Dutzende Einsätze mit mehreren Außendiensttechnikern. Die Verfolgung von Abrechnungen, Zahlungen und Kosten erfolgte manuell in Excel, was zu Fehlern führte und Stunden an Verwaltungsarbeit kostete.
Herausforderung
Im Unternehmen herrschte allgemeine Unordnung: Excel, Notizen, E-Mails. Die Abrechnungen mit den Technikern kosteten mehrere Stunden pro Woche, und Abrechnungsfehler waren häufig.
Durcheinander bei den Abrechnungen
Die Abrechnungen mit 10+ Technikern liefen über Excel: manuelle Berechnung von Barzahlungen, Überweisungen, Kraftstoff- und Parkkosten. Es kam zu Fehlern und Meinungsverschiedenheiten über die Beträge.
Fehlende Echtzeitübersicht
Der Inhaber sah weder in Echtzeit den Status der Einsätze noch die Tagesumsätze noch Warnmeldungen zu fehlenden Dokumenten.
Kostenverfolgung
Die Betriebskosten (Kraftstoff, Parken, Material) wurden nicht systematisch verfolgt, sodass sich die Marge jedes Einsatzes nicht kontrollieren ließ.
Dokumente und Rechnungen
Die Dokumente waren unübersichtlich: fehlende Rechnungen, Messungen, Protokolle. Kein System meldete dringende Situationen.
Unsere Lösung
Wir haben ein zweistufiges Dashboard entwickelt: einen Administrationsbereich mit der Gesamtübersicht über das Unternehmen und eigene Bereiche für die Techniker mit ihren Einsätzen und Abrechnungen.
Administrationsbereich
Echtzeitübersicht: Tagesumsätze (bar/Überweisung), Anzahl der Einsätze, Warnmeldungen zu fehlenden Dokumenten. Liste aller Einsätze mit ihrer Priorität.
Technikerbereich
Jeder Techniker hat seinen eigenen Bereich: Einsätze des Tages, Verfolgung der Zahlungen (bar/Überweisung), Kosten (Kraftstoff, Parken), kumulierter Saldo mit dem Unternehmen.
Abrechnungs- und Warnsystem
Automatische Berechnung der Salden, Warnmeldungen bei fehlenden Rechnungen/Dokumenten und Verfolgung der Einsatzstatus (erledigt, Überweisung, bar, Ventiltausch).
Exporte und Berichte
Datenexport im CSV-Format, Monatsberichte und automatische Erstellung von Aufstellungen für die Buchhaltung.
Beschreiben Sie, was Sie verbessern möchten – Angebot in 24 Std.
Schreiben Sie, was Sie brauchen – Automatisierung, Integration, KI-Agent oder Anwendung. Sie erhalten ein konkretes Angebot für Ihr Vorhaben: was wir tun, was es kostet und wann es startet.
Umsetzungsprozess
Analyse und Konzeption
Analyse der Geschäftsprozesse, Erfassung des Ablaufs von Einsätzen und Abrechnungen, Entwurf der Oberfläche beider Bereiche.
1Entwicklung
Aufbau der Bereiche (Administrator + Techniker), Umsetzung der Abrechnungslogik, Warnsystem und Anbindung an die Datenbank.
2Tests und Bereitstellung
Tests mit echten Daten, Schulung des Teams, Bereitstellung und Migration der Daten aus Excel.
3Umsetzungsdauer
2 Wochen
Leistungsumfang
Webentwicklung und Dashboard
Technologien
Projektgalerie
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