Odkedy je KSeF povinný?

Od 1. februára 2026 pre firmy s predajom nad 200 mil. PLN – a od tohto dátumu musí každá firma s číslom NIP prijímať faktúry v KSeF. Od 1. apríla 2026 sa vystavovanie týka ostatných firiem. Najmenšie (predaj do 10 tis. PLN mesačne) majú čas do 1. januára 2027.

Čo mi hrozí, ak to nezvládnem?

Už teraz platí trestnoprávna zodpovednosť v daňovej oblasti – pokuty dopadajú na osobu zodpovednú za financie, nie na spoločnosť. Od 1. januára 2027 pribudnú správne sankcie: až do 100 % sumy DPH z faktúry vystavenej mimo KSeF a až do 1000 PLN za chýbajúce číslo KSeF v poznámke k platbe.

Môj účtovný program už má modul KSeF. Načo mi je nasadenie?

Aktualizácia od výrobcu je len začiatok: treba nakonfigurovať certifikáty a oprávnenia, namapovať polia podľa schémy FA(3), otestovať na demo prostredí a nastaviť proces príjmu nákladových faktúr. A vnútropodnikový schvaľovací obeh KSeF vôbec nerieši – ten prepájame my.

Ako dlho trvá nasadenie KSeF?

Integrácia cez API s existujúcim systémom trvá zvyčajne 1 – 2 týždne. Zložité scenáre (viac spoločností, vlastný ERP, rozsiahly schvaľovací obeh) – 4 – 6 týždňov. Cenovú ponuku s konkrétnym termínom dostanete do 24 hodín.

Čo s faktúrami pre spotrebiteľov a z pokladnice?

Faktúry B2C sú trvalo mimo KSeF – vystavujete ich postaru. Faktúry z registračných pokladníc a bločky s NIP do 450 PLN sú vyňaté len do 31. decembra 2026 – od 2027 musí aj tento proces vstúpiť do KSeF, preto ho treba zohľadniť v pláne už teraz.

Čo ak má KSeF poruchu alebo nemám internet?

Na to slúžia režim offline24 a núdzový režim: faktúra dostane QR kódy a do KSeF sa dosiela v stanovenej lehote (nasledujúci pracovný deň alebo 7 dní od konca poruchy). Oba režimy konfigurujeme tak, aby fungovali automaticky, a nie ručne.

KSeF + obeh + OCR

KSeF a obeh dokumentov na autopilote.

Od februára 2026 musí každá firma s poľským daňovým identifikačným číslom NIP prijímať faktúry v KSeF – a systém vám nepošle žiadne upozornenie. Prepájame KSeF s vaším ERP a účtovníctvom: faktúry sa samy dostanú do obehu, schvaľovanie vybavíte jedným kliknutím v e-maile alebo na Slacku.

Integrácia KSeF za 1 – 2 týždne

Nákladové faktúry prichádzajú samy

Schvaľovanie bez papiera

Cenová ponuka zadarmo

KSeF zmenil pravidlá hry. Starý obeh to nestíha.

Faktúry, ktoré nikto nestiahol

KSeF neposiela upozornenia na nové faktúry. Ak systém nikto nekontroluje, nákladová faktúra visí nestiahnutá – a lehota splatnosti beží.

Ručné klepanie v aplikácii ministerstva financií

Bezplatná aplikácia ministerstva financií (MF) stačí na ručné vystavenie faktúry. Pri 50 – 200 faktúrach mesačne je to ďalší pracovný úväzok, nie úspora.

ERP bez podpory FA(3)

Staršie alebo výrazne upravené systémy často nekomunikujú so schémou FA(3). Aktualizácia od výrobcu nie je to isté ako fungujúce nasadenie.

Číslo KSeF a opravné faktúry

35-znakové číslo KSeF musí byť prepojené s faktúrou vo vašom systéme. Bez toho sú opravné faktúry a platby (od 2027 je číslo povinné v poznámke k platbe) ručným žonglovaním.

Pokuty, ktoré už tikajú

Trestnoprávna zodpovednosť v daňovej oblasti platí od februára 2026. Od 2027 pribudnú správne sankcie – až do 100 % sumy DPH z faktúry vystavenej mimo KSeF.

Offline24 vs. núdzový režim

Dva rozdielne režimy, rôzne lehoty na dodatočné zaslanie faktúr, rôzne QR kódy. Omyl znamená faktúru vystavenú v rozpore s predpismi.

KSeF na autopilote

Obeh dokumentov, ktorý si KSeF stráži sám.

Prepájame KSeF API 2.0 s vaším ERP a účtovníctvom a pridávame schvaľovací obeh a OCR dokumentov mimo KSeF. Jeden konzistentný systém namiesto troch izolovaných.

Odosielanie a príjem faktúr priamo zo systému, ktorý už máte.

Prepojte KSeF so systémom

Integrácia KSeF s ERP

Prepájame váš ERP alebo účtovný program s KSeF API 2.0: certifikáty, tokeny, schéma FA(3), režim offline24. Nákladové faktúry sa sťahujú automaticky a okamžite vstupujú do schvaľovacieho obehu – bez čakania, kým niekto nahliadne do systému.

Automatické odosielanie a príjem

Plná podpora FA(3)

Režimy offline24 a núdzový

Číslo KSeF prepojené s ERP

Prepojte KSeF so systémom

TECH LEAD

Konrad

Software Architect

Opíšte, čo chcete zlepšiť - cenová ponuka do 24 h

Napíšte, čo potrebujete - automatizáciu, integráciu, AI agenta alebo aplikáciu. Dostanete konkrétnu cenovú ponuku na to, čo chcete: čo urobíme, koľko to bude stáť a kedy to spustíme.

Bezplatná cenová ponuka

Ponuka do 24 h • Konkrétna suma flat-fee • Bez záväzkov

Firmy, ktoré získali späť svoje stoly.

Realizované nasadenia obehu dokumentov.

Financie / Účtovníctvo

Obeh faktúr a platieb

Problém: Faktúry sa strácali v spleti e-mailov, čo viedlo k úrokom z omeškania a chaosu vo vyúčtovaniach. Riešenie: Nasadenie centrálnej schránky riadenej AI, ktorá sťahuje dokumenty, číta ich a posiela odkaz na schválenie priamo na Slack. Výsledok: 100 % platieb v termíne a úspora 10 h práce finančného riaditeľa týždenne.

Žiadne faktúry po splatnosti a automatický export do ERP.

Nehnuteľnosti / Administratíva

Správa stoviek nájomných zmlúv

Problém: Firma spravovala 500 priestorov a často zmeškala termíny valorizácie nájomného, čím ročne strácala tisíce zlotých. Riešenie: Systém EOD s modulom AI, ktorý z naskenovaných zmlúv vyťažil kľúčové dátumy a vytvoril inteligentný kalendár upozornení. Výsledok: 100 % realizovaných valorizácií a získanie späť 50 000 PLN ročne.

Plná kontrola nad termínmi 500+ zmlúv.

HR / Personalistika

Digitalizácia osobných spisov

Problém: HR oddelenie strácalo hodiny hľadaním dodatkov a potvrdení v papierových spisoch 300 zamestnancov. Riešenie: Nasadenie e-spisu integrovaného s mzdovo-personálnym systémom, umožňujúceho prístup k dokumentom z prehliadača. Výsledok: Získanie späť 15 m2 kancelárskej plochy po archíve a skrátenie času hľadania dokumentu na 5 sekúnd.

Prístup k osobným spisom za 5 sekúnd.

Právne služby / Advokátska kancelária

Automatická kategorizácia podaní

Problém: Kancelária dostávala stovky súdnych písomností týždenne, ktoré sa museli ručne skenovať a priraďovať k veciam. Riešenie: Inteligentný AI klasifikátor rozpoznávajúci spisové značky a smerujúci dokumenty do správnych projektových priečinkov. Výsledok: Skrátenie času registrácie korešpondencie o 80 % a eliminácia omylov v číslach spisov.

O 80 % rýchlejšia registrácia prichádzajúcich podaní.

Logistika / Doprava

Obeh prepravných dokumentov

Problém: Špeditéri čakali týždeň na fyzický návrat listov CMR od vodičov, čo pozastavovalo fakturáciu zákaziek. Riešenie: Mobilná aplikácia na skenovanie dokumentov z trasy, ktorá automaticky páruje sken so zákazkou v špedičnom systéme. Výsledok: Vystavovanie faktúr v deň vykládky a zlepšenie likvidity o 7 dní.

Fakturácia urýchlená o 7 dní.

Výroba / Kvalita

Digitálne kvalitatívne správy

Problém: Pracovníci na hale vypĺňali papierové kontrolné karty, ktoré sa dostávali do kancelárie s oneskorením, čo znemožňovalo rýchlu reakciu na chyby. Riešenie: Tabletový systém integrovaný s modulom kontroly kvality a automatickým generovaním certifikátov zhody. Výsledok: Pokles počtu reklamácií o 25 % vďaka okamžitému odhaleniu anomálií.

Zníženie výrobného odpadu o 25 %.

Od auditu k fungujúcemu KSeF

01

Audit obehu a pripravenosti na KSeF

Kontrolujeme, ako u vás dnes obiehajú faktúry a dokumenty: čo vystavujete, čo prijímate, kto schvaľuje. Overujeme, či váš systém podporuje schému FA(3) a čo chýba do súladu s KSeF – od certifikátov až po proces príjmu nákladových faktúr.

02

Štandard popisov

Stanovíme jednotné metadáta a tagy, podľa ktorých bude systém kategorizovať súbory. Vďaka tomu je každý dokument vo firme, bez ohľadu na oddelenie, popisovaný rovnako, čo eliminuje chaos v archíve. Zavádzame systém pomenovania, vďaka ktorému je vyhľadávanie dokumentov intuitívne pre každého.

03

Integrácia KSeF a budovanie obehu

Konfigurujeme certifikáty a tokeny KSeF 2.0, prepájame ERP a účtovníctvo cez API, napájame schvaľovací obeh na e-mail a komunikátor. Všetko najprv testujeme na demo prostredí KSeF, kým sa čohokoľvek dotkne produkcia.

04

Konfigurácia AI

Učíme systém rozpoznávať dokumenty mimo KSeF – zmluvy, protokoly, objednávky. OCR modely trénované na vašich vzoroch vyťažia obchodného partnera, sumy a termíny a systém ich overí s externými databázami a vaším ERP.

05

Nasadenie a školenie

Spúšťame systém, školíme tím a oficiálne prechádzame na digitálny režim. Vedieme praktické workshopy, na ktorých sa každý zamestnanec naučí obsluhovať nové workflow. Počas prvých týždňov monitorujeme fungovanie systému a pomáhame s adaptáciou, aby bola zmena pohodlná pre celú organizáciu.

Bezplatná cenová ponuka do 24 hodín.

Zanechajte kontakt a napíšte, čo chcete zlepšiť. Voláme späť do dvoch hodín v pracovné dni a cenovú ponuku - sumu, rozsah a termín - dostanete do 24 hodín.

Uprednostňujete priamy kontakt?

hi@heyneuron.com

E-mail

Telefón

Čo chcete zlepšiť alebo vybudovať?

Súhlasíte s telefonickým a marketingovým kontaktom (e-mail, telefón) na účely vybavenia tejto požiadavky a predkladania ponúk HeyNeuron a zároveň akceptujete Zásady ochrany osobných údajov HeyNeuron.com Big Growth Sp. z o.o.