Przegląd projektu
Agencja B2B prowadziła kampanie cold email do potencjalnych klientów, ale cały proces był manualny i nieefektywny. Zespół sales spędzał godziny na kopiowaniu kontaktów z HubSpot do narzędzi mailingowych, personalizacji maili i ręcznym śledzeniu odpowiedzi. Klient wyraźnie zażyczył sobie rozwiązania no-code, aby móc samodzielnie modyfikować workflow bez pomocy programistów.
Wyzwanie
Ręczne zarządzanie kampaniami zimnej poczty e-mail było czasochłonne i podatne na błędy. Brak automatyzacji powodował wysyłanie wiadomości następczych do osób, które już odpowiedziały, co szkodziło reputacji i marnowało kredyty e-mailowe.
Ręczna wysyłka i personalizacja
Zespół kopiował kontakty z HubSpot do arkuszy, ręcznie personalizował każdy mail (imię, firma, branża) i wysyłał przez Gmail. Proces trwał godziny dla 100 kontaktów.
Brak segmentacji i targetowania
Wszyscy kontakty dostawali te same maile bez względu na branżę, wielkość firmy czy etap lejka sprzedażowego. Generyczna komunikacja = niski wskaźnik odpowiedzi.
Wiadomości następcze wysyłane do osób które odpowiedziały
Brak systemu śledzenia odpowiedzi powodował że osoby które już odpisały dostawały kolejne wiadomości następcze. To denerwowało potencjalnych klientów i psuło relacje.
Zero analityki i optymalizacji
Brak danych o wskaźniku otwarć, kliknięć, odpowiedzi. Niemożliwe było testowanie A/B tematów wiadomości czy optymalizacja czasu wysyłki.
Nasze rozwiązanie
Zbudowaliśmy automatyzację no-code w N8N z integracją HubSpot i AWS SES, 3-etapową sekwencją następstw, dynamicznymi szablonami i inteligentną detekcją odpowiedzi automatycznie aktualizującą statusy w systemie zarządzania klientami.
Integracja HubSpot i segmentacja
Automatyczne pobieranie kontaktów z wybranych list HubSpot według kryteriów (branża, wielkość firmy, status). Filtrowanie kontaktów którzy już otrzymali maile lub odpowiedzieli.
Dynamiczne szablony i AWS SES
System dynamicznego mapowania zmiennych ({{imię}}, {{firma}}, {{branża}}) do szablonów e-mail. Wysyłka przez AWS SES z własną domeną dla lepszej dostarczalności. Rotacja adresów wysyłkowych.
3-etapowa sekwencja następstw
Sekwencja 3 maili: pierwsze docieranie, wiadomość następcza po 3 dniach, finalna wiadomość po 7 dniach. Każdy e-mail ma dedykowany szablon dopasowany do etapu (propozycja wartości → studium przypadku → ostatnia szansa).
Inteligentna detekcja odpowiedzi i synchronizacja HubSpot
System sprawdza czy kontakt odpowiedział na mail (webhook lub odpytywanie). Jeśli TAK - automatyczna aktualizacja statusu w HubSpot (Odpowiedział) i usunięcie z kolejnych wiadomości. Jeśli NIE - kontynuacja sekwencji.
Umów bezpłatną rozmowę o Twoim projekcie
Podczas 30-minutowej rozmowy przeanalizujemy Twoje wymagania biznesowe i zaproponujemy najszybszą ścieżkę do wdrożenia. Myślimy biznesowo - najpierw cel, potem technologia.
Proces realizacji
Analiza i projektowanie
Analiza procesu zimnej poczty e-mail, mapowanie segmentów w HubSpot, projektowanie 3-etapowej sekwencji, konfiguracja AWS SES i domen wysyłkowych.
1Rozwój przepływu pracy
Budowa przepływu pracy N8N: integracja interfejsu HubSpot, dynamiczne szablony, wysyłka AWS SES, logika warunkowa dla detekcji odpowiedzi, testy wszystkich ścieżek.
2Testowanie i uruchomienie
Testy z prawdziwymi kontaktami (mała grupa), monitoring dostarczalności, testy A/B tematów wiadomości, szkolenie zespołu z obsługi N8N, pełne uruchomienie.
3Czas realizacji
7 dni
Zakres usługi
Automation & Integration
Technologie
Galeria projektu
Chcesz podobnych wyników?
Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, jak AI może pomóc Twojemu biznesowi.
Umów bezpłatną konsultację