Automatiseer uw boekhouding.

Probleem: Een groot boekhoudkantoor kon geen nieuwe klanten aannemen, omdat het huidige team 80% van de tijd kwijt was aan het handmatig intikken van gegevens in het systeem. De kosten per boekhoudkundig werkuur stegen en de marge daalde. Oplossing: Wij implementeerden een centraal AI-OCR-systeem dat 100% van de facturen leest die klanten per e-mail en via de app aanleveren. Het systeem categoriseert kosten automatisch. Resultaat: De boekingstijd daalde met 85%, waardoor het aantal bediende bedrijven verdubbeld kon worden zonder nieuwe medewerkers aan te nemen.

Probleem: Een productiebedrijf ontving maandelijks honderden facturen van grondstofleveranciers. Elke regel moest handmatig gecontroleerd worden aan de hand van de bestelling en het leveringsdocument (WZ), wat fouten in afrekeningen en vertragingen veroorzaakte. Oplossing: Een AI-systeem koppelt facturen automatisch aan bestellingen in het ERP. Als prijzen en hoeveelheden kloppen, wordt de factuur zonder menselijke tussenkomst geboekt. Resultaat: Volledige eliminatie van fouten in afrekeningen en verkorting van de verwerkingstijd van een document van 3 dagen naar 1 minuut.

Probleem: Uitvoerders stuurden foto's van facturen per e-mail naar het hoofdkantoor, waar ze verdwenen in de wirwar van correspondentie. Het was moeilijk om kosten in real time aan een specifiek project toe te wijzen. Oplossing: Wij implementeerden een mobiele OCR-app voor het technisch kader. Een foto die op de bouwplaats wordt gemaakt, komt direct in het systeem terecht, AI haalt de bedragen eruit en wijst de uitgave toe aan het juiste project in het budget. Resultaat: De afrekening van een bouwproject was 2 weken sneller klaar en de projectmarge was volledig live te beheersen.

Probleem: Een keten van 50 winkels moest facturen voor nutsvoorzieningen en huur voor elke locatie afzonderlijk afrekenen. Dit proces vergde 3 fulltime medewerkers, alleen al voor het controleren van de juistheid van de gegevens. Oplossing: Een AI-systeem haalt automatisch e-facturen van leveranciers op, controleert of ze overeenkomen met de huurcontracten en stuurt ze door voor betaling. Resultaat: Een besparing van 3 fte's op de boekhoudafdeling en volledige eliminatie van boetes voor te late betaling van nutsvoorzieningen.

Probleem: Een instelling had 20 jaar financiële documentatie op papier. Een specifieke vermelding vinden bij een controle kostte dagen. Oplossing: Wij digitaliseerden het hele archief met snelle scanners en AI, die elk bestand van inhoudelijke tags voorzag. Resultaat: Toegang tot elk financieel document in 3 seconden en volledige paraatheid voor externe audits zonder stress voor het team.

Probleem: Een bureau moest duizenden kleine facturen van Google en Facebook afrekenen voor honderden klanten. Ze handmatig koppelen aan campagnebudgetten was niet rendabel. Oplossing: Wij configureerden een databrug die facturen via API ophaalt en ze meteen boekt op de juiste projecten in het beheersysteem van het bureau. Resultaat: Projectrendabiliteit in real time berekend en 40 uur werk per maand bespaard.