Projectoverzicht
Een B2B-bureau voerde koude e-mailcampagnes uit onder prospects, maar het proces was volledig handmatig en inefficiënt. Het verkoopteam besteedde uren aan het kopiëren van contacten van HubSpot naar e-mailtools, het personaliseren van berichten en het handmatig volgen van antwoorden. De klant had uitdrukkelijk om een no-code-oplossing gevraagd, zodat hij de workflows zelf kon wijzigen zonder hulp van developers.
Uitdaging
Het handmatig beheren van koude e-mailcampagnes kostte tijd en was foutgevoelig. Door het ontbreken van automatisering werden opvolgmails verstuurd naar mensen die al hadden gereageerd, wat de reputatie schaadde en e-mailcredits verspilde.
Handmatig versturen en personaliseren
Het team kopieerde contacten uit HubSpot naar spreadsheets, personaliseerde elke e-mail handmatig (voornaam, bedrijf, sector) en verstuurde hem met Gmail. Het proces kostte uren voor 100 contacten.
Geen segmentatie en targeting
Alle contacten kregen dezelfde e-mails, ongeacht hun sector, bedrijfsomvang of fase in de verkooptrechter. Generieke communicatie leverde weinig reacties op.
Opvolgmails naar mensen die al hadden gereageerd
Zonder systeem voor het volgen van antwoorden ontvingen mensen die al hadden gereageerd nog meer opvolgberichten. Dat irriteerde prospects en schaadde de relatie.
Geen analyse en optimalisatie
Geen gegevens over open-, klik- of responspercentages. Het was onmogelijk om onderwerpregels A/B te testen of het verzendmoment te optimaliseren.
Onze oplossing
We hebben een no-code-automatisering in N8N gebouwd met HubSpot- en AWS SES-integratie, een opvolgsequentie in 3 stappen, dynamische sjablonen en slimme detectie van antwoorden die statussen in de CRM automatisch bijwerkt.
HubSpot-integratie en segmentatie
Automatisch ophalen van contacten uit geselecteerde HubSpot-lijsten op basis van criteria (sector, bedrijfsomvang, status). Uitsluiting van contacten die al een e-mail hebben ontvangen of hebben gereageerd.
Dynamische sjablonen en AWS SES
Systeem voor dynamische koppeling van variabelen ({{imię}}, {{firma}}, {{branża}}) in e-mailsjablonen. Verzending via AWS SES met een eigen domein om de afleverbaarheid te verbeteren. Rotatie van afzenderadressen.
Opvolgsequentie in 3 stappen
Sequentie van 3 e-mails: eerste outreachbericht, opvolging na 3 dagen, laatste bericht na 7 dagen. Elke e-mail heeft een sjabloon dat bij zijn stap hoort (waardepropositie → casestudy → laatste kans).
Slimme detectie van antwoorden en HubSpot-synchronisatie
Het systeem controleert of het contact heeft gereageerd (via webhook of polling). Zo JA, dan wordt de status in HubSpot automatisch bijgewerkt (“Heeft gereageerd”) en wordt het contact uit de volgende opvolgmails gehaald. Zo NEE, dan gaat de sequentie door.
Beschrijf wat u wilt verbeteren - prijsopgave binnen 24 uur
Schrijf wat u nodig heeft - automatisering, integratie, AI-agent of applicatie. U ontvangt een concrete prijsopgave voor wat u wilt: wat wij doen, wat het kost en wanneer het live gaat.
Uitvoeringsproces
Analyse en ontwerp
Analyse van het proces voor koude e-mailoutreach, in kaart brengen van de segmenten in HubSpot, ontwerp van een sequentie in 3 stappen, configuratie van AWS SES en de verzenddomeinen.
1Ontwikkeling van de workflow
Bouw van de N8N-workflow: integratie van de HubSpot-API, dynamische sjablonen, verzending via AWS SES, voorwaardelijke logica voor de detectie van antwoorden en tests van alle paden.
2Testen en lancering
Tests met echte contacten (kleine groep), monitoring van de afleverbaarheid, A/B-tests van e-mailonderwerpen, training van het team in het gebruik van N8N en volledige lancering.
3Doorlooptijd
7 dagen
Reikwijdte van de dienst
Automatisering en integratie
Technologieën
Projectgalerij
Plant u een vergelijkbaar project?
Plan een gratis consult en laten we praten over uw project.
Plan een gratis consult