Projectoverzicht
Het systeem bewaakt automatisch de Gmail-inbox, herkent berichten met facturen, haalt met AI de gegevens eruit (factuurnummer, bedrag, leverancier, datum), slaat de pdf’s op in Google Drive in mappen per maand en bewaart de gegevens in een database.
Uitdaging
Facturen handmatig uit e-mails downloaden, bestanden een naam geven en ze in mappen indelen kostte enkele uren per maand. Zonder gecentraliseerde database was snel zoeken lastig.
Facturen die per e-mail binnenkomen
Leveranciers sturen hun facturen als pdf-bijlagen. Elk bestand moet handmatig worden gedownload en vervolgens onder een duidelijke naam in de juiste map worden opgeslagen.
Organisatie van bestanden
Facturen moeten per maand worden ingedeeld in mappen met duidelijke namen. Die structuur handmatig opbouwen kost tijd.
Geen database
De factuurgegevens bestonden alleen in de pdf’s. Snel zoeken was onmogelijk zonder elk bestand te openen.
Onze oplossing
We hebben een automatisch systeem gebouwd dat Gmail bewaakt en facturen zonder menselijke tussenkomst verwerkt.
Monitoring van de mailbox
Het systeem controleert Gmail elke 15 minuten en herkent nieuwe facturen van bekende leveranciers.
Analyse door AI
De AI haalt uit elke factuur het nummer, het bedrag, de leverancier, de uitgiftedatum en de betaaldatum.
Opslaan in Drive
De pdf wordt opgeslagen in de juiste map, onder een naam met de datum en het factuurnummer.
Database
De gegevens worden in een database opgeslagen om zoeken en het maken van rapportages te vergemakkelijken.
Beschrijf wat u wilt verbeteren - prijsopgave binnen 24 uur
Schrijf wat u nodig heeft - automatisering, integratie, AI-agent of applicatie. U ontvangt een concrete prijsopgave voor wat u wilt: wat wij doen, wat het kost en wanneer het live gaat.
Uitvoeringsproces
Analyse van de behoeften
Onderzoek van het factureringsproces en de behoeften van de klant
1Integratie van de diensten
Koppeling met Gmail en Google Drive, configuratie van de machtigingen
2Realisatie van de AI
Extractie van factuurgegevens door de AI en opslag in de database
3Tests
Controle van de werking met de echte facturen van de klant
4Doorlooptijd
2 dagen
Reikwijdte van de dienst
Automatisering met AI
Technologieën
Plant u een vergelijkbaar project?
Plan een gratis consult en laten we praten over uw project.
Plan een gratis consult