Projectoverzicht
Een onderhoudsbedrijf dat gespecialiseerd is in reparaties en elektrische metingen beheerde dagelijks tientallen servicewerkzaamheden met meerdere technici in het veld. De opvolging van afrekeningen, betalingen en kosten gebeurde handmatig in Excel, wat fouten opleverde en uren administratief werk kostte.
Uitdaging
Het bedrijf kampte met algehele wanorde: Excel, notities, e-mails. De afrekeningen met technici kostten enkele uren per week en er kwamen vaak factureringsfouten voor.
Wanorde in de afrekeningen
De afrekeningen met 10+ technici werden in Excel beheerd: handmatige berekening van contante betalingen, overboekingen, brandstof- en parkeerkosten. Er kwamen fouten en meningsverschillen over bedragen voor.
Geen totaaloverzicht in realtime
De eigenaar zag niet in realtime de status van de servicewerkzaamheden, de omzet van de dag en de alerts over ontbrekende documenten.
Kostenopvolging
De operationele kosten (brandstof, parkeren, materiaal) werden niet systematisch bijgehouden, waardoor de marge van elke servicewerkzaamheid niet te controleren was.
Documenten en facturen
De documenten waren ongeordend: ontbrekende facturen, metingen en protocollen. Geen enkel systeem waarschuwde bij urgente situaties.
Onze oplossing
We hebben een dashboard op twee niveaus gebouwd: een beheerdersomgeving met een totaaloverzicht van het bedrijf en eigen omgevingen voor technici met hun servicewerkzaamheden en afrekeningen.
Beheerdersomgeving
Realtime overzicht: omzet van de dag (contant/overboeking), aantal servicewerkzaamheden, alerts over ontbrekende documenten. Lijst van alle servicewerkzaamheden met hun prioriteit.
Technicusomgeving
Elke technicus heeft zijn eigen omgeving: werkzaamheden van de dag, opvolging van betalingen (contant/overboeking), kosten (brandstof, parkeren), cumulatief saldo met het bedrijf.
Systeem voor afstemming en alerts
Automatische berekening van saldi, alerts voor ontbrekende facturen/documenten en opvolging van de statussen van servicewerkzaamheden (uitgevoerd, overboeking, contant, vervanging van een ventiel).
Exports en rapportages
Export van gegevens in CSV-formaat, maandrapportages en automatisch genereren van overzichten voor de boekhouding.
Beschrijf wat u wilt verbeteren - prijsopgave binnen 24 uur
Schrijf wat u nodig heeft - automatisering, integratie, AI-agent of applicatie. U ontvangt een concrete prijsopgave voor wat u wilt: wat wij doen, wat het kost en wanneer het live gaat.
Uitvoeringsproces
Analyse en ontwerp
Analyse van de bedrijfsprocessen, in kaart brengen van de flow van servicewerkzaamheden en afrekeningen, ontwerp van de interface van beide omgevingen.
1Ontwikkeling
Bouw van de omgevingen (beheerder + technicus), realisatie van de afstemmingslogica, alertsysteem en integratie met de database.
2Testen en deployment
Tests met echte gegevens, training van het team, deployment en migratie van gegevens uit Excel.
3Doorlooptijd
2 weken
Reikwijdte van de dienst
Webontwikkeling en dashboard
Technologieën
Projectgalerij
Plant u een vergelijkbaar project?
Plan een gratis consult en laten we praten over uw project.
Plan een gratis consult