Panoramica del progetto
Un’azienda SaaS B2B con un team commerciale in crescita incontrava tre problemi: i commerciali dimenticavano di sollecitare alcune trattative, le schede dei lead non contenevano alcuna informazione sulla loro azienda e le note delle riunioni erano disordinate e incomplete. Aveva bisogno di un pacchetto di automazioni per risolvere questi problemi senza aumentare l’organico.
La sfida
Il team commerciale perdeva trattative per mancanza di solleciti regolari e sprecava tempo a cercare informazioni sulle aziende e a redigere i verbali delle riunioni. Ogni commerciale dedicava 5-7 ore a settimana ad attività automatizzabili.
Trattative perse per mancanza di follow-up
I commerciali dimenticavano le trattative rimaste senza attività per diversi giorni. Senza promemoria regolari, i lead perdevano interesse e sceglievano la concorrenza.
Schede dei lead incomplete nel CRM
I nuovi lead disponevano solo di un indirizzo e-mail e del nome dell’azienda. Mancavano informazioni su settore, dimensione dell’azienda e tecnologie. Prima di una chiamata a freddo, i commerciali dovevano cercare manualmente ogni azienda su Google.
Note delle riunioni disordinate
Dopo ogni chiamata dimostrativa, il commerciale impiegava 15-20 min a ricopiare le proprie note nel CRM. A volte tralasciava problemi o obiezioni importanti del cliente.
Assenza di monitoraggio del coinvolgimento
Era impossibile distinguere le trattative promettenti da quelle che richiedevano un follow-up. Il responsabile commerciale non sapeva dove si trovassero i colli di bottiglia del processo.
La nostra soluzione
Abbiamo creato un pacchetto di 3 automazioni N8N: (1) monitoraggio delle trattative con creazione automatica di attività commerciali, (2) arricchimento dei lead tramite IA con Google Gemini, (3) bot che registra e trascrive le riunioni.
Monitoraggio dell’attività delle trattative
Automazione che controlla ogni giorno tutte le trattative in corso. Se per una trattativa non c’è stata alcuna attività (e-mail, chiamata, attività) per oltre 3 giorni, viene creata automaticamente un’attività di sollecito per il commerciale.
Arricchimento dei lead tramite IA con Google Gemini
Webhook HubSpot alla creazione di un lead → l’agente IA (Google Gemini), tramite una richiesta HTTP, cerca l’azienda su Google → Gemini estrae settore, dimensione dell’azienda, tecnologie e social network → aggiornamento dell’azienda in HubSpot.
Bot per riunioni - registrazione e trascrizione
Il bot si unisce automaticamente ai Google Meet pianificati, registra la riunione, trascrive l’audio in testo, genera un riepilogo tramite IA (problemi, prossimi passi) e invia le note al commerciale via e-mail.
Integrazione con HubSpot
Le 3 automazioni sincronizzano i dati con HubSpot: creazione di attività, aggiornamento dei profili aziendali e aggiunta delle note delle riunioni. Un’unica fonte di riferimento per il team commerciale.
Descriva che cosa desidera migliorare - preventivo in 24 h
Ci scriva di che cosa ha bisogno - automazione, integrazione, agente AI o applicazione. Riceve un preventivo concreto di ciò che desidera: che cosa faremo, quanto costa e quando parte.
Processo di realizzazione
Pianificazione e definizione del perimetro
Analisi dei problemi del team commerciale, mappatura dei processi (sollecito delle trattative, ricerca dei lead, note delle riunioni), progettazione di 3 workflow in N8N.
1Sviluppo - gruppo 1
Creazione del monitoraggio dell’attività delle trattative (trigger pianificato, API HubSpot, logica condizionale, creazione di attività) e dell’arricchimento dei lead tramite IA (webhook, integrazione Gemini, ricerca Google).
2Sviluppo - gruppo 2
Creazione del bot per riunioni (integrazione con Google Calendar, registrazione, API di trascrizione, riepilogo tramite IA, notifiche via e-mail) e test di tutti i workflow.
3Integrazione e lancio
Integrazione con il CRM HubSpot, test completi, formazione del team commerciale sulle nuove automazioni e monitoraggio dei primi giorni di funzionamento.
4Tempi di realizzazione
10 giorni
Ambito del servizio
Automazione e integrazione dell’IA
Tecnologie
Galleria del progetto
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