Panoramica del progetto
Un’agenzia B2B conduceva campagne di cold e-mail verso i lead, ma il processo era interamente manuale e inefficiente. Il team commerciale passava ore a copiare contatti da HubSpot negli strumenti di e-mailing, a personalizzare i messaggi e a monitorare manualmente le risposte. Il cliente aveva richiesto espressamente una soluzione senza codice, per poter modificare da solo i workflow, senza l’aiuto di sviluppatori.
La sfida
La gestione manuale delle campagne di cold e-mail richiedeva tempo ed era soggetta a errori. In assenza di automazione, venivano inviati follow-up a persone che avevano già risposto, danneggiando la reputazione e sprecando crediti e-mail.
Invio e personalizzazione manuali
Il team copiava i contatti da HubSpot in fogli di calcolo, personalizzava manualmente ogni e-mail (nome, azienda, settore) e la inviava con Gmail. Il processo richiedeva ore per 100 contatti.
Assenza di segmentazione e targeting
Tutti i contatti ricevevano le stesse e-mail, indipendentemente da settore, dimensione dell’azienda o fase nel funnel di vendita. Una comunicazione generica generava poche risposte.
Follow-up inviati a chi aveva già risposto
Senza un sistema di monitoraggio delle risposte, chi aveva già risposto riceveva altri messaggi di follow-up. Questo irritava i lead e deteriorava la relazione.
Nessuna analisi né ottimizzazione
Nessun dato su tassi di apertura, di clic o di risposta. Era impossibile testare gli oggetti in A/B o ottimizzare l’orario di invio.
La nostra soluzione
Abbiamo creato un’automazione senza codice in N8N con integrazione di HubSpot e AWS SES, sequenza di follow-up in 3 fasi, template dinamici e rilevamento intelligente delle risposte che aggiorna automaticamente gli stati nel CRM.
Integrazione con HubSpot e segmentazione
Recupero automatico dei contatti dalle liste HubSpot selezionate in base a criteri (settore, dimensione dell’azienda, stato). Esclusione dei contatti che hanno già ricevuto un’e-mail o hanno risposto.
Template dinamici e AWS SES
Sistema di corrispondenza dinamica delle variabili ({{imię}}, {{firma}}, {{branża}}) nei template e-mail. Invio tramite AWS SES con un dominio proprio per migliorare il recapito. Rotazione degli indirizzi di invio.
Sequenza di follow-up in 3 fasi
Sequenza di 3 e-mail: primo messaggio di prospezione, follow-up dopo 3 giorni, ultimo messaggio dopo 7 giorni. Ogni e-mail ha un template dedicato alla propria fase (proposta di valore → case study → ultima occasione).
Rilevamento intelligente delle risposte e sincronizzazione con HubSpot
Il sistema verifica se il contatto ha risposto (tramite webhook o polling). In caso affermativo, lo stato in HubSpot viene aggiornato automaticamente («Ha risposto») e il contatto viene escluso dai follow-up successivi. In caso negativo, la sequenza prosegue.
Descriva che cosa desidera migliorare - preventivo in 24 h
Ci scriva di che cosa ha bisogno - automazione, integrazione, agente AI o applicazione. Riceve un preventivo concreto di ciò che desidera: che cosa faremo, quanto costa e quando parte.
Processo di realizzazione
Analisi e progettazione
Analisi del processo di prospezione via cold e-mail, mappatura dei segmenti in HubSpot, progettazione di una sequenza in 3 fasi, configurazione di AWS SES e dei domini di invio.
1Sviluppo del workflow
Creazione del workflow N8N: integrazione dell’API HubSpot, template dinamici, invio tramite AWS SES, logica condizionale di rilevamento delle risposte e test di tutti i percorsi.
2Test e lancio
Test con contatti reali (piccolo gruppo), monitoraggio del recapito, test A/B degli oggetti delle e-mail, formazione del team sull’uso di N8N e lancio completo.
3Tempi di realizzazione
7 giorni
Ambito del servizio
Automazione e integrazione
Tecnologie
Galleria del progetto
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