Od kada je KSeF obvezan?

Od 1. veljače 2026. za tvrtke s prodajom iznad 200 mil. zł - a od tog datuma svaka tvrtka s NIP-om mora primati račune u KSeF-u. Od 1. travnja 2026. izdavanje je obvezno za ostale tvrtke. Najmanji (prodaja do 10 tis. zł mjesečno) imaju vremena do 1. siječnja 2027.

Što mi prijeti ako to ne riješim?

Već sada vrijedi prekršajna i kaznena fiskalna odgovornost - kazne padaju na osobu odgovornu za financije, a ne na društvo. Od 1. siječnja 2027. dolaze i upravne kazne: do 100% iznosa PDV-a s računa izdanog izvan KSeF-a i do 1000 zł za nedostatak KSeF broja u opisu plaćanja.

Moj računovodstveni program već ima KSeF modul. Čemu mi implementacija?

Ažuriranje proizvođača tek je početak: treba konfigurirati certifikate i ovlasti, mapirati polja prema shemi FA(3), testirati na demo okruženju i postaviti proces primanja ulaznih računa. A tijek odobravanja unutar tvrtke KSeF uopće ne pokriva - to povezujemo mi.

Koliko traje implementacija KSeF-a?

Integracija putem API-ja s postojećim sustavom obično traje 1-2 tjedna. Složeni scenariji (više društava, vlastiti ERP, razvijen tijek odobravanja) - 4-6 tjedana. Procjenu s konkretnim rokom dobivate u 24 sata.

Što je s računima za potrošače i s fiskalne blagajne?

B2C računi trajno su izvan KSeF-a - izdajete ih po starom. Računi s fiskalnih blagajni i računi s NIP-om do 450 zł izuzeti su samo do 31. prosinca 2026. - od 2027. i taj proces mora ući u KSeF, pa ga se isplati uzeti u obzir u planu već sada.

Što ako KSeF ima kvar ili nemam interneta?

Za to služe offline24 način i izvanredni način: račun dobiva QR kodove i naknadno se šalje u KSeF u propisanom roku (sljedeći radni dan ili 7 dana od završetka kvara). Oba načina konfiguriramo tako da se odvijaju automatski, a ne ručno.

KSeF + tijek dokumenata + OCR

KSeF i tijek dokumenata na autopilotu.

Od veljače 2026. svaka tvrtka s poreznim brojem NIP mora primati račune u KSeF-u (poljskom nacionalnom sustavu e-računa) - a sustav Vam neće poslati nikakvu obavijest. Povezujemo KSeF s Vašim ERP-om i računovodstvom: računi sami ulaze u tijek, a odobrenja potvrđujete klikom u e-poruci ili na Slacku.

Integracija KSeF-a u 1-2 tjedna

Ulazni računi stižu sami

Odobrenja bez papira

Besplatna procjena

KSeF je promijenio pravila igre. Stari tijek dokumenata ne drži korak.

Računi koje nitko nije preuzeo

KSeF ne šalje obavijesti o novim računima. Ako nitko ne provjerava sustav, ulazni račun ostaje nepreuzet - a rok plaćanja istječe.

Ručno unošenje u aplikaciji Ministarstva financija

Besplatna aplikacija Ministarstva financija dovoljna je za ručno izdavanje računa. Uz 50-200 računa mjesečno to je dodatni djelatnik, a ne ušteda.

ERP bez podrške za FA(3)

Stariji ili jako prilagođen sustav često se ne slaže sa shemom FA(3). Ažuriranje proizvođača nije isto što i implementacija koja radi.

KSeF broj i ispravci

KSeF broj od 35 znakova mora biti povezan s računom u Vašem sustavu. Bez toga su ispravci i uplate (od 2027. broj je obvezan u opisu plaćanja) ručno žongliranje.

Kazne koje već otkucavaju

Prekršajna i kaznena fiskalna odgovornost vrijedi od veljače 2026. Od 2027. dolaze i upravne kazne - do 100% iznosa PDV-a s računa izdanog izvan KSeF-a.

Offline24 naspram izvanrednog načina

Dva različita načina, različiti rokovi za naknadno slanje računa, različiti QR kodovi. Pogreška znači račun izdan protivno propisima.

KSeF na autopilotu

Tijek dokumenata koji sam pazi na KSeF.

Povezujemo KSeF API 2.0 s Vašim ERP-om i računovodstvom, a uz to dodajemo tijek odobravanja i OCR dokumenata izvan KSeF-a. Jedan dosljedan sustav umjesto tri odvojena.

Slanje i primanje računa izravno iz sustava koji već imate.

Povežite KSeF sa sustavom

Integracija KSeF-a s ERP-om

Povezujemo Vaš ERP ili računovodstveni program s KSeF API-jem 2.0: certifikati, tokeni, shema FA(3), offline24 način. Ulazni računi preuzimaju se automatski i odmah ulaze u tijek odobravanja - bez čekanja da netko pogleda u sustav.

Automatsko slanje i primanje

Potpuna podrška za FA(3)

Offline24 i izvanredni način

KSeF broj povezan s ERP-om

Povežite KSeF sa sustavom

TECH LEAD

Konrad

Software Architect

Opišite što želite poboljšati - procjena u 24 h

Napišite što trebate - automatizaciju, integraciju, AI agenta ili aplikaciju. Dobivate konkretnu procjenu onoga što želite: što ćemo napraviti, koliko to košta i kada će krenuti.

Besplatna procjena

Procjena u 24 h • Konkretan iznos s fiksnom cijenom • Bez obveza

Tvrtke koje su vratile svoje stolove.

Provedene implementacije tijeka dokumenata.

Financije / Računovodstvo

Tijek računa i uplata

Problem: Računi su se gubili u mnoštvu e-poruka, što je dovodilo do obračuna kamata zbog zakašnjelih plaćanja i kaosa u obračunima. Rješenje: Implementacija središnjeg pretinca upravljanog AI-jem, koji preuzima dokumente, čita ih i šalje poveznicu za odobrenje izravno na Slack. Rezultat: 100% plaćanja u roku i ušteda od 10 sati tjedno rada financijskog direktora.

Nula zakašnjelih računa i automatski izvoz u ERP.

Nekretnine / Administracija

Upravljanje stotinama ugovora o najmu

Problem: Tvrtka je upravljala s 500 prostora i često propuštala rokove valorizacije najamnina, gubeći tisuće zlota godišnje. Rješenje: EOD sustav (elektronički tijek dokumenata) s AI modulom, koji je iz skenova ugovora izvukao ključne datume i izradio inteligentan kalendar upozorenja. Rezultat: 100% provedenih valorizacija i povrat 50 000 zł godišnje.

Potpuna kontrola nad rokovima 500+ ugovora.

HR / Kadrovi

Digitalizacija osobnih mapa

Problem: HR odjel gubio je sate tražeći dodatke ugovora i potvrde u papirnatim mapama 300 zaposlenika. Rješenje: Implementacija e-mape integrirane sa sustavom kadrova i plaća, koja omogućuje pristup dokumentima iz preglednika. Rezultat: Povrat 15 m2 uredskog prostora nakon arhive i skraćivanje vremena traženja dokumenta na 5 sekundi.

Pristup dosjeima zaposlenika u 5 sekundi.

Pravne usluge / Odvjetnički ured

Automatska kategorizacija podnesaka

Problem: Odvjetnički ured primao je stotine sudskih podnesaka tjedno, koje je trebalo ručno skenirati i pridruživati predmetima. Rješenje: Inteligentni AI klasifikator koji prepoznaje oznake spisa i usmjerava dokumente u odgovarajuće projektne mape. Rezultat: Skraćivanje vremena evidentiranja korespondencije za 80% i uklanjanje pogrešaka u brojevima spisa.

80% brže evidentiranje dolaznih podnesaka.

Logistika / Transport

Tijek prijevoznih dokumenata

Problem: Špediteri su tjedan dana čekali fizički povrat CMR-a od vozača, što je zaustavljalo fakturiranje naloga. Rješenje: Mobilna aplikacija za skeniranje dokumenata s puta, koja automatski povezuje sken s nalogom u špediterskom sustavu. Rezultat: Izdavanje računa na dan istovara i poboljšanje likvidnosti za 7 dana.

Fakturiranje ubrzano za 7 dana.

Proizvodnja / Kvaliteta

Digitalni izvještaji o kvaliteti

Problem: Radnici u pogonu ispunjavali su papirnate kontrolne kartice koje su u ured stizale s kašnjenjem, onemogućujući brzu reakciju na nedostatke. Rješenje: Tabletni sustav integriran s modulom kontrole kvalitete i automatskim generiranjem certifikata o sukladnosti. Rezultat: Pad broja reklamacija za 25% zahvaljujući munjevitom otkrivanju anomalija.

Smanjenje proizvodnog škarta za 25%.

Od audita do KSeF-a koji radi

01

Audit tijeka dokumenata i spremnosti za KSeF

Provjeravamo kako danas kod Vas kruže računi i dokumenti: što izdajete, što primate, tko odobrava. Provjeravamo ima li Vaš sustav podršku za shemu FA(3) i što nedostaje za usklađenost s KSeF-om - od certifikata do procesa primanja ulaznih računa.

02

Standard opisivanja

Utvrđujemo jedinstvene metapodatke i oznake prema kojima će sustav kategorizirati datoteke. Zahvaljujući tome svaki dokument u tvrtki, bez obzira na odjel, opisuje se na isti način, što uklanja kaos u arhivi. Uvodimo sustav imenovanja zbog kojeg pretraživanje dokumenata postaje intuitivno svima.

03

Integracija KSeF-a i izgradnja tijeka

Konfiguriramo KSeF 2.0 certifikate i tokene, povezujemo ERP i računovodstvo putem API-ja, spajamo tijek odobravanja s e-poštom i komunikatorom. Sve prvo testiramo na KSeF demo okruženju, prije nego što se išta dotakne produkcije.

04

Konfiguracija AI-ja

Učimo sustav prepoznavati dokumente izvan KSeF-a - ugovore, zapisnike, narudžbe. OCR modeli trenirani na Vašim predlošcima izvlače partnera, iznose i rokove, a sustav ih provjerava s vanjskim bazama i Vašim ERP-om.

05

Implementacija i edukacija

Pokrećemo sustav, educiramo tim i službeno prelazimo na digitalni način rada. Provodimo praktične radionice na kojima svaki zaposlenik uči upravljati novim workflowima. Prvih tjedana nadziremo rad sustava i pomažemo pri prilagodbi kako bi promjena bila ugodna za cijelu organizaciju.

Besplatna procjena u 24 sata.

Ostavite kontakt i napišite što želite poboljšati. Zovemo Vas u roku od dva sata radnim danom, a procjenu - iznos, opseg i rok - dobivate u roku od 24 sata.

Preferirate izravan kontakt?

hi@heyneuron.com

E-pošta

Telefon

Što želite poboljšati ili izgraditi?

Pristajete na telefonski i marketinški kontakt (e-pošta, telefon) radi obrade ovog upita te predstavljanja ponuda tvrtke HeyNeuron, te prihvaćate Politiku privatnosti tvrtke HeyNeuron.com Big Growth Sp. z o.o.