Introdução

Gerir uma empresa B2B (business-to-business) pode assemelhar-se a uma luta contra moinhos de vento: uma imensidão de tarefas repetitivas, prazos apertados e, ainda por cima, erros indesejados e caos informativo. Os proprietários e gestores de empresas B2B queixam-se frequentemente do tempo perdido e das oportunidades desperdiçadas devido à imperfeição dos processos. Poderá a automação de processos de negócio ser o remédio para estes males? Num tom leve e acessível, analisaremos hoje os benefícios da automação e veremos casos de estudo reais – exemplos concretos de empresas que melhoraram a sua atividade graças a soluções automáticas.

Pontos de dor típicos em empresas B2B

Para começar, identifiquemos os problemas más comuns (os chamados pain points) enfrentados pelas empresas que operam no modelo B2B. Talvez alguns deles lhe soem familiares:

• Processos manuais e penosos: Muitas atividades nas empresas ainda são realizadas manualmente – desde a transcrição de dados entre sistemas até à marcação de etapas em folhas de cálculo. Esta abordagem é demorada e propensa a erros. Infelizmente, em muitas empresas, esta é a realidade diária: „Introdução manual de dados, leads perdidos, falta de caminhos de vendas claros e informações desatualizadas no sistema – soa familiar?” – observa acertadamente um dos blogues de aconselhamento empresarial, devesol.pl. Quando os colaboradores têm de transferir informações manualmente de sistema para sistema, é fácil cometer um erro e causar atrasos, e os danych perdem rapidamente a atualidade.
• Leads „perdidos” e oportunidades de venda desperdiçadas: A falta de integração de ferramentas de vendas e marketing pode fazer com que um lead promissor „caia num buraco negro” e ninguém lhe ligue de volta a tempo. Empresas sem automação de follow-ups correm o risco de que um potencial cliente, após preencher um formulário de contacto, não receba uma resposta rápida – e então a hipótese de venda diminui. Como resultado, o caos no fluxo de informações resulta em atrasos na reação ao cliente e na falta de controlo sobre as tarefas dos vendedores amodit.pl. Cada lead não percebido ou ignorado é uma perda real para o negócio B2B.
• Falta de integração de sistemas e silos de danych: Quando o sistema CRM não „fala” com o sistema financeiro-logístico, e este, por sua vez, não está integrado com ferramentas de comunicação, cria-se uma confusão informativa. Os colaboradores têm de exportar e importar dados manualmente, vigiar várias aplicações separadas e, mesmo assim, ocorrem frequentemente imprecisões. A falta de centralização de dados significa que diferentes departamentos da empresa operam com diferentes versões da verdade – o que leva a mal-entendidos e erros. Tal caos na circulação de documentos e informações reduz definitivamente a eficácia da organização amodit.pl.
• Atrasos na comunicação e nos processos: A transmissão manual de informações (por exemplo, envio de e-mails com lembretes, espera pela aceitação de documentos em papel) causa paragens desnecessárias. Quando falta um workflow transparente e automatizado, surgem congestionamentos – os colaboradores perdem tempo a perguntar se determinado assunto foi resolvido ou se o documento chegou à pessoa certa. Esta falta de transparência e a dependência excessiva da memória humana resultam não só na frustração da equipa, mas também em erros decorrentes do caos informativo amodit.pl. Nas realidades B2B, onde frequentemente vigoram procedimentos complexos (por exemplo, orçamentação, aceitações em várias etapas), os atrasos podem significar a perda de um cliente para a concorrência más ágil.
• Caos nos documentos: Pilhas de papéis na secretária ou ficheiros espalhados por diferentes pastas e caixas de correio são outra dor de cabeça frequente. A dificuldade em encontrar rapidamente um contrato ou especificação necessária atrasa o trabalho e prejudica a imagem da empresa aos olhos do parceiro de negócio. Tarefas e documentos perdidos e a falta de uma divisão clara de responsabilidades podem custar à empresa a perda de uma importante oportunidade de negócio amodit.pl.

A boa notícia? Todos os problemas acima referidos têm solução na forma de automação de processos de negócio. A introdução das ferramentas certas pode organizar o caos, eliminar atividades manuais e repetitivas e garantir que nada nos „fuja do controlo”. Antes, porém, de passarmos a exemplos concretos, vejamos que benefícios mensuráveis a automação pode trazer.

Benefícios da automação de processos de negócio

A automação já não é uma invenção futurista reservada para os gigantes corporativos. Hoje, mesmo as médias ou pequenas empresas B2B podem beneficiar das vantagens das ferramentas que agilizam o trabalho. Eis os principais benefícios de negócio nos quais vale a pena prestar atenção:

• Economia de tempo e maior eficiência operacional: Atividades repetitivas que até agora ocupavam longas horas aos colaboradores podem ser realizadas pelo sistema numa fração desse tempo. Por exemplo, a implementação de um sistema CRM moderno faz com que os vendedores já não tenham de atualizar manualmente os estados de vendas, lembrar-se de enviar follow-ups nem transcrever dados de um sistema para outro – tudo isso acontece automaticamente em segundo plano devesol.pl. As equipas podem focar-se na construção de relações com os clientes e em tarefas estratégicas, em vez de se afogarem no „trabalho de papelada”. Em suma: menos tempo desperdiçado na rotina, más no desenvolvimento do negócio.
• Menos erros, maior fiabilidade: Um erro humano pode custar caro – um número mal inserido ou um e-mail esquecido pode resultar na perda de um contrato. Os sistemas automáticos reduzem significativamente o risco de erros, porque eliminam o fator humano em operações repetitivas. Como observam os especialistas, a maioria dos erros decorre do fator humano, por isso, se o trabalho for realizado por software, os processos tornam-se más coerentes e precisos inovadigital.eu. Para as empresas B2B, onde a precisão (por exemplo, em orçamentos, faturas ou encomendas) é o fundamento do profissionalismo, a redução do número de erros é uma enorme vantagem.
• Centralização de dados e melhor controlo: A automação está frequentemente associada à implementação de um sistema integrado ou à ligação de ferramentas existentes. Todos os dados sobre clientes, encomendas ou projetos vão para um único local e são atualizados em tempo real. Esta „única versão da verdade” garante que todos – desde as vendas, passando pelo armazém, até à contabilidade – trabalham com as mesmas informações atualizadas. Isto traduz-se na transparência dos processos e numa gestão más fácil da empresa. A gerência ganha uma visão completa dos resultados e do progresso dos trabalhos das equipas, o que permite melhores decisões de negócio devesol.pl. Por sua vez, os colaboradores sabem exatamente em que fase está determinado processo e quem é responsável pelo quê – o fim de andar perdido no nevoeiro.
• Comunicação más rápida e reações imediatas: Workflows e integrações bem desenhados podem agilizar a comunicação tanto dentro da empresa como com parceiros externos. Notificações automáticas enviadas às pessoas certas (por exemplo, um alerta para o vendedor de que apareceu um novo lead, ou para o gestor de que uma fatura aguarda aceitação) eliminam atrasos. A informação flui suavemente pela organização – para as pessoas certas no momento certo. Este circuito automático de informações simplifica a troca de dados e pedidos, reforça as relações de negócio e aumenta a satisfação dos clientes inovadigital.eu, porque os parceiros recebem respostas rápidas e sentem que colaboram com uma empresa bem organizada.
• Maiores vendas e melhor atendimento ao cliente: Todas as melhorias acima referidas têm um resultado comum – ajudam a empresa a ganhar más e a servir melhor os clientes. Quando os leads não se perdem e cada um recebe a devida atenção no momento certo, o rácio de conversão de vendas cresce. A automação de marketing e vendas acelera a finalização de transações, aumenta a conversão e melhora a experiência do cliente devesol.pl. Um cliente satisfeito repetirá a encomenda ou recomendará os serviços com más facilidade. Adicionalmente, dzięki automatycznemu zbieraniu danych i raportowaniu, firma może ciągle udoskonalać swoje działania pod kątem potrzeb klientów – a to buduje przewagę konkurencyjną.

Em resumo, a automação é uma forma de melhorar a empresa em vários planos: desde a produtividade diária da equipa, passando pela qualidade dos danych e comunicação, até aos resultados de vendas e imagem aos olhos dos clientes. Soa muito bem – mas funcionará na prática? Vejamos agora algumas histórias concretas de empresas que passaram por tal transformação.

Automação na prática – estudos de caso de empresas B2B

Nada convence tanto como exemplos reais. Eis alguns estudos de caso que mostram como a automação de processos se traduziu em efeitos mensuráveis em empresas B2B de diferentes setores:

• Economia de milhares de horas de trabalho (Siemens Finance) – O departamento financeiro do grupo Siemens introduziu a automação de processos selecionados e sentiu instantaneamente os resultados. Foi possível economizar até 21 500 horas de trabalho anualmente, e a realização de tarefas acelerou 87% webcon.com. É como ganhar 10 postos de trabalho a tempo inteiro adicionais por ano! Graças a isto, a equipa pode dedicar más tempo à análise e planeamento, em vez de estar atolada em papéis.
• Zero leads perdidos e follow-ups automáticos (Automation Links) – Brad Smith, especialista em automação de marketing na empresa Automation Links, ajudou muitos clientes a resolver o problema dos leads que „se perdiam”. Através da integração do site com o sistema CRM e a ativação de sequências automáticas de follow-up, eliminaram-se situações em que o cliente interessado ficava sem resposta. Os resultados falam por si: nenhuma oportunidade de venda perdida (zero “missed opportunities”) e uma taxa de abertura de e-mails superior a 30% nas campanhas de follow-up automationlinks.com. Por outras palavras, cada lead é agora imediatamente acompanhado e „mimado” com mensagens automáticas – as vendas já não deixam dinheiro sobre a mesa.
• Processos coerentes e maior satisfação dos clientes (Ergo) – A Ergo, uma empresa irlandesa de TI e fornecedora de serviços na nuvem, debatia-se com dados de clientes dispersos – a informação estava espalhada por diferentes departamentos, o que dificultava o atendimento de novos parceiros de negócio. A implementação de uma ferramenta de automação de processos (BPA) permitiu criar uma única fonte de verdade sobre os clientes e unificar o processo de onboarding em todos os departamentos flowforma.com. Agora todos trabalham sobre as mesmas informações atualizadas e o novo cliente é conduzido através de um processo de implementação uniforme e aperfeiçoado. O efeito? Maior satisfação dos clientes e melhor colaboração entre equipas – todos sabem o que têm de fazer e o cliente sente-se cuidado desde os primeiros passos.
• Aumento de vendas em 100% sem aumentar custos (Universal Creative Solutions) – Automação não é apenas poupança, mas também crescimento. Um exemplo pode ser a Universal Creative Solutions – uma agência de consultoria que implementou a plataforma de marketing automation ActiveDEMAND para os seus clientes do setor B2B. O resultado revelou-se impressionante: os principais indicadores de eficácia subiram 100% (a empresa duplicou as vendas), e isto sem aumentar o orçamento de marketing ou sobrecarregar os clientes thecmo.com. Por outras palavras, a automação permitiu duplicar os efeitos com o mesmo investimento – o sonho de qualquer diretor de vendas!

Os exemplos acima são apenas a ponta do iceberg. O número de empresas que automatizam os seus processos com sucesso cresce de ano para ano. Independentemente do setor – seja financeiro, construção, tecnológico ou de serviços – a melhoria do fluxo de trabalho traduz-se em benefícios mensuráveis. A automação pode abranger diversas áreas: desde a geração de orçamentos e atendimento de leads, passando por processos logísticos e gestão de documentação, até ao onboarding de novos colaboradores ou fornecedores.

Resumo

A automação de processos de negócio é para as empresas B2B uma oportunidade de se libertarem de tarefas manuais pesadas e focarem-se no que é realmente importante – desenvolver o negócio e construir relações com os clientes. Os pontos de dor típicos – como o caos nos documentos, a falta de integração de sistemas, leads perdidos ou atrasos na comunicação – podem ser eliminados eficazmente graças a ferramentas modernas. Os resultados, como mostram os estudos de caso citados, costumam ser espetaculares: economia de centenas (ou mesmo milhares) de horas de trabalho, eliminação de erros, melhoria da satisfação dos clientes, bem como aumento de vendas e vantagem sobre a concorrência. Importante referir que a automação não significa a eliminação de pessoas – pelo contrário, permite utilizar o seu potencial onde são realmente necessárias. As equipas podem focar-se em criar valor e entregar a rotina às máquinas. Como resultado, a empresa funciona como um mecanismo bem oleado: eficiente, rápida e segura. Se sente que na sua empresa se repetem as dores descritas – processos manuais, informações que se perdem ou leads não conquistados – talvez tenha chegado o momento de dar uma oportunidade à automação. Como diz o ditado: „Se podes fazer algo melhor ou mais rápido, fá-lo”. A automação é precisamente o caminho para fazer as coisas melhor, más rápido e com menos esforço. No mundo B2B, onde conta o profissionalismo e o ritmo de ação, esta é uma vantagem na qual vale a pena apostar. A sua empresa também pode juntar-se ao grupo das empresas otimizadas – com benefício para si, para os seus colaboradores e, claro, para os clientes. Porque a automação de processos de negócio é um investimento que rende em muitos campos, dando-lhe tempo e espaço para o desenvolvimento do negócio e a construção de relações duradouras no mundo B2B.